E-Rechnungspflicht: Wie SAP Document and Reporting Compliance Unternehmen mit SAP Business ByDesign und SAP S/4HANA Cloud unterstützt

Ab dem 1. Januar 2025 treten in Deutschland neue Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung) in Kraft. Diese Regelungen sind Teil einer umfassenden Initiative zur Digitalisierung und Automatisierung im Rechnungswesen. Die wichtigsten Punkte sind:

E-Rechnungspflicht

• Verpflichtung zur E-Rechnung: Unternehmen sind ab dem 1. Januar 2025 verpflichtet, E-Rechnungen (insbesondere Lieferantenrechnungen) zu empfangen und zu verarbeiten.
• Format der E-Rechnungen: E-Rechnungen müssen im strukturierten Format übermittelt werden, wie beispielsweise im XML-Format nach dem europäischen Standard EN 16931. Ab diesem Datum werden folgende Formate nicht mehr als E-Rechnung anerkannt:
  • Papierrechnungen: Rechnungen, die auf Papier ausgestellt sind.
  • Unstrukturierte Formate: Rechnungen, die in unstrukturierten Formaten (z. B. PDF ohne strukturierte Daten) übermittelt werden.
• Zugang zu E-Rechnungen: Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie in der Lage sind, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dies kann durch die Einrichtung eines speziellen E-Mail-Postfachs, den Einsatz eines entsprechenden Systems oder die Nutzung von Dienstleistern, die E-Rechnungslösungen anbieten, geschehen.

Übergangsfristen und Ausnahmen

Die Regelungen beinhalten verschiedene Übergangsfristen:

• Ab dem 1. Januar 2025 wird der Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen im B2B-Bereich verpflichtend.
• Der Versand von Kundenrechnungen an Behörden wird ebenfalls ab diesem Datum verpflichtend.
• Ab dem 1. Januar 2027 gelten bestimmte Ausnahmen für den Empfang und die Verarbeitung von Lieferantenrechnungen im B2B, abhängig vom Vorjahresumsatz. Andernfalls wird der Empfang und die Verarbeitung ebenfalls verpflichtend.
• Ab dem 1. Januar 2028 sind sowohl der Empfang als auch der Versand von E-Rechnungen im B2B und an Behörden verpflichtend.

Diese Änderungen zielen darauf ab, die Transparenz im Rechnungswesen zu erhöhen und die Effizienz zu steigern.

Was ist SAP Document and Reporting Compliance (DRC)?

SAP Document and Reporting Compliance (DRC) ist ein Software-as-a-Service (SaaS), das Unternehmen bei der Einhaltung steuerlicher und gesetzlicher Vorschriften unterstützt. DRC automatisiert die Verarbeitung und den Versand von E-Rechnungen, sowohl für Lieferanten- als auch für Kundenrechnungen, und gewährleistet die Einhaltung relevanter Vorschriften durch die Erstellung und Übermittlung von Geschäftsdokumenten an Finanzbehörden. Darüber hinaus ermöglicht DRC die revisionssichere Archivierung aller Dokumente, was die Transparenz erhöht und die Nachvollziehbarkeit in Audits verbessert. Die Lösung nutzt standardisierte Formate wie Peppol für den sicheren Austausch von Dokumenten, wodurch Unternehmen Compliance-Anforderungen effizient erfüllen können.

• Verarbeitung von Lieferantenrechnungen: Das Modul automatisiert die Erfassung und Prüfung eingehender Rechnungen, stellt sicher, dass sie den steuerlichen und rechtlichen Anforderungen entsprechen, und bereitet die Daten für die Übermittlung an die Finanzbehörden vor.
• Verarbeitung von Kundenrechnungen: DRC ermöglicht die Erstellung und den Versand elektronischer Rechnungen, die den gesetzlichen Standards entsprechen. Diese Rechnungen werden automatisch an die Behörden oder zuständigen Plattformen übermittelt, wobei die Nachverfolgbarkeit und Protokollierung für Audits und Compliance-Prüfungen erhöht wird.

Peppol: Ein zentraler Baustein für die digitale Rechnungsstellung

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) ist ein internationales Netzwerk für den standardisierten Austausch elektronischer Geschäftsdokumente, das besonders für E-Rechnungen genutzt wird. DRC nutzt Peppol für den sicheren und standardisierten Austausch elektronischer Rechnungen, wodurch Unternehmen E-Rechnungen konform an Behörden und Partner senden können. Die SAP-Lösung wandelt Rechnungen automatisch in das Peppol-Format um und übernimmt die Übertragung, was den Aufwand für Unternehmen erheblich reduziert. Peppol ermöglicht nicht nur den Versand, sondern auch den Empfang von E-Rechnungen, was es zu einer umfassenden Lösung für den elektronischen Dokumentenaustausch macht.

Vorteile der Nutzung von SAP Document and Reporting Compliance

Die Vorteile der DRC-Nutzung sind vielfältig:

• Einfache Anbindung: Die SaaS-Lösung lässt sich problemlos integrieren und benötigt keinen hohen Pflegeaufwand durch die interne IT.
• Regelmäßige Updates: SAP aktualisiert DRC regelmäßig, um alle gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, was Unternehmen die Anpassung an neue Vorschriften erleichtert.
• Vielfältige Formate: DRC unterstützt verschiedene E-Rechnungsformate, die den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
• Kostenfaktoren: Die Anbindung an DRC beinhaltet einmalige Einrichtungskosten, z.B. durch Partner, sowie laufende Lizenzgebühren zur Nutzung des DRC-Services, die sich an der Anzahl der verarbeiteten Dokumente orientieren. 
• Revisionssichere Archivierung: Die Lösung sorgt für eine revisionssichere Archivierung der Rechnungen und bietet Anbindungsmöglichkeiten zu Behörden zur Rechnungsübermittlung.
• Zukunftssicherheit: DRC kann bei einem potenziellen Wechsel auf ein anderes SAP-ERP (zum Beispiel von SAP Business ByDesign zu SAP S/4HANA Cloud) weiterhin verwendet werden.

SAP Business ByDesign und SAP S/4HANA Cloud im Kontext der E-Rechnung

SAP Business ByDesign und SAP S/4HANA Cloud sind beide leistungsstarke ERP-Systeme, an die DRC angebunden wird.

• SAP Business ByDesign: Diese Lösung richtet sich vor allem an kleine und mittelständische Unternehmen (KMU). Sie bietet eine benutzerfreundliche Plattform zur Automatisierung der Rechnungsverarbeitung und integriert DRC für eine nahtlose Verarbeitung von E-Rechnungen. Neben der Anbindung von DRC gibt es auch andere Einrichtungsmöglichkeiten für den Empfang von E-Rechnungen, die in dem Blogartikel Effizienter Empfang und Verarbeitung von E-Rechnungen in SAP Business ByDesign beschrieben werden.

• SAP S/4HANA Cloud: Diese Lösung richtet sich an größere Unternehmen und bietet erweiterte Funktionen für die E-Rechnung, darunter tiefere Integrationsmöglichkeiten mit anderen SAP-Lösungen. SAP S/4HANA Cloud unterstützt ebenfalls DRC und ermöglicht komplexere Workflows, was besonders für Unternehmen mit umfangreicheren Anforderungen von Vorteil ist.

Anbindung von DRC an SAP Business ByDesign und SAP S/4HANA Cloud

Die Anbindung von DRC an beide Systeme erfolgt über standardisierte APIs, die einen automatisierten Empfang und Versand von E-Rechnungen ermöglichen. DRC prüft die Daten auf Konformität mit den gesetzlichen Anforderungen, bevor sie an die zuständigen Behörden oder Partner übermittelt werden.

• Workflow-Management: DRC automatisiert den gesamten Workflow für die Verarbeitung von Rechnungen, indem es relevante Informationen erfasst, validiert und für die weitere Bearbeitung im SAP-System bereitstellt.
• Peppol-Anbindung: Beide Systeme nutzen Peppol für den sicheren und standardisierten Austausch von E-Rechnungen. DRC wandelt Rechnungen automatisch in das Peppol-Format um und übernimmt die Übertragung, wodurch der Aufwand für Unternehmen erheblich reduziert wird.

Fazit

Die gesetzliche E-Rechnungspflicht stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen, die jedoch durch den Einsatz von SAP Document and Reporting Compliance (DRC) erfolgreich bewältigt werden können. SAP Business ByDesign und SAP S/4HANA Cloud sind leistungsstarke ERP-Systeme, an die DRC angebunden wird. Diese Integration ermöglicht es Unternehmen, die gesetzlichen Anforderungen effizient zu erfüllen und gleichzeitig ihre Rechnungsprozesse zu automatisieren und zu optimieren. Durch die Kombination dieser Lösungen profitieren Unternehmen von höherer Compliance-Sicherheit, Effizienz und Transparenz in der Rechnungsstellung. Damit sind sie bestens gerüstet, um den Anforderungen der digitalen Transformation gerecht zu werden und ihre Prozesse zukunftssicher zu gestalten.

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