Effizienter Empfang und Verarbeitung von E-Rechnungen in SAP Business ByDesign

Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, den Empfang von E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze zu ermöglichen. Papierrechnungen und einfache PDF-Rechnungen gelten dann nicht mehr als E-Rechnungen, sondern als „sonstige Rechnungen“​​. Für den Versand von E-Rechnungen besteht ab dem 01.01.2028 ebenfalls eine Verpflichtung der elektronischen Rechnung, allerdings gibt es bis dahin entsprechende Übergangsfristen.

In diesem Blog werden wir daher den Empfang von E-Rechnungen (Lieferantenrechnungen) in SAP Business ByDesign betrachten.

Es gibt drei Möglichkeiten, wie Sie E- Rechnungen in SAP Business ByDesign empfangen und verarbeiten können:

Option 1 - Verwendung des Standard-SOAP-Dienstes

Mit dieser Option können Lieferantenrechnung automatisch über eine SOAP-Schnittstelle in SAP Business ByDesign übertragen werden.

Hier muss der Lieferant sicherstellen, dass die Daten im von SAP vorgegebenen Format geliefert werden. Es besteht keine Möglichkeit das Format innerhalb von SAP Business ByDesign noch anzupassen oder ein Mapping vorzunehmen.

Option 2 - Manueller Upload von Lieferantenrechnungen in SAP Business ByDesign

Mit dieser Option können Rechnungen im WorkCenter Rechnungsprüfung in der Sicht Rechnungsdatei-Upload manuell hochgeladen werden.

Elektronische Rechnungen müssen in einem vorher festgelegten XML-Format gesendet und hochgeladen werden. Dieses Format wird dann mittels eines vorher definierten XSLT in den SAP-Standard gemappt. Beim manuellen XML-Upload wird die Transformation ausgeführt und die Lieferantenrechnung im System erzeugt.

Option 3 - Automatischer Upload von Lieferantenrechnungen in SAP Business ByDesign

Bei dem automatischen Hochladen der Lieferantenrechnung, werden die Daten über eine Odata-Schnittstelle ins SAP Business ByDesign System übertragen und die Lieferantenrechnung wird automatisch erzeugt.

Dazu müssen alle Einstellungen wie in Option 2 erfolgen. Zudem muss noch die entsprechende Odata-Schnittstelle eingerichtet und vom Lieferanten aufgerufen werden.

Diese Variante eignet sich für die Verwendung von nationalen oder internationalen Standards wie Peppol- oder ZUGFeRD Formaten und deren Schnittstellen oder auch für komplett eigene Formate.

Alle Angaben ohne Gewähr.