Kurzanleitung: Tätigkeiten im Rahmen des Monatsabschlusses bzgl. der Projektabrechnung

Lösung

Hier finden Sie Informationen über Tätigkeiten im Rahmen des Monatsabschlusses. 

• Zeiten/Spesen von Mitarbeitern und Dienstleistern erfassen oder hochladen

Rolle: Mitarbeiter oder Projektsachbearbeiter

Hinweis: Eine nachträgliche Erfassung nachdem dass die Periode geschlossen ist, verursacht einen ungebuchten Ursprungsbeleg. Die Buchung in der anderen Periode verändert die Saldi auf den entsprechenden Aufwandskonten (Projektverrechnung, Aufwand Freelancer) für die betroffenen Monate. Diese ist oft der Grund, dass die monatlichen Auswertung nicht mehr präzis ist.

• Genehmigung von Zeit- und Aufwandspositionen

Rolle: Projektleiter oder Stellvertreter

Hinweis: Projektleiter soll am Monatsende sicherstellen, dass die Zeit und Aufwände für die Projekte alle erfasst und entsprechend genehmigt. Die Buchung der Zeit- und Aufwandspositionen erfolgt erst nach der Genehmigung. Nicht genehmigte Zeit- und Aufwandspositionen können somit auch nicht in Rechnung gestellt werden.

• Nicht zugeordnete Zeit- und Aufwandspositionen zuordnen

Navigation: Projektmanagement -> Rechnungsvorbereitung -> Nicht abgerechnete Zeit- und Aufwandspositionen

Rolle: Projektleiter oder Projektsachbearbeiter

Hinweis: es soll am Monatsende sichergestellt werden, dass die Zeit- und Aufwandspositionen einer Kundenauftragsposition zugeordnet sind. Die Zuordnung ist wichtig, da:

1. Für T&M-Projekte die Aufwände erst nach Zuordnung realisiert wird (auf Aufwandskonto gebucht, in GuV sichtbar)
2. Für Festpreis-Projekte der Erlösabgrenzungslauf erst nach Zuordnung erfolgreich durchgeführt wird. Die Realisierung der Aufwände und berechnete Erlöse wird nach Erlösabgrenzungslauf gebucht.

• Erlösabgrenzung durchführen

Kosten und Erlöse -> Erlösabgrenzung

Rolle: Buchhalter oder Projektsachbearbeiter

Hinweis: Die Realisierung der Aufwände und berechnete Erlöse wird nach Erlösabgrenzungslauf gebucht.

Von SAP wurde vorgeschlagen (über Vorfall), dass die Erlösabgrenzungsläufe für Kundenaufträge (Festpreisprojekte) und Kundenverträge (Wartungen) separat durchzuführen, d.h. für einen Monat sollen zwei Läufe jeweils mit Verkaufsbelegart 1092 und 114 durchgeführt werden.

Fehlermeldung und Erklärung:

„Ableitung der Plankosten nicht möglich“: Projekt mit 0 Planstunde freigegeben. Eine Berechnung ist nicht möglich.

• Ungebuchte Ursprungsbelege buchen

Hauptbuch -> Ursprungsbelege

Rolle: Buchhalter

Hinweis: Die Liste der ungebuchten Ursprungsbelege soll regelmäßig überwachtet und bereinigt werden. Eine Buchungsbeleg kann nur generiert werden, wenn:

1. Buchungsperiode offen ist
2. Vorgänge Belege gebucht wurden
3. Kontenfindung vollständig ist

• WE/RE-Lauf durchführen

Bestandsbewertung -> WE/RE-Verrechnung

Rolle: Buchhalter

Hinweis: durch die WE/RE-Verrechnung werden die Menge von Wareneingang (Erfasste Zeit- und Aufwandspositionen von Externen) mit Rechnungseingang ausgeglichen. Da die Kosten schon gebucht auf Basis der Bestellung werden, falls die Rechnung von der Bestellung abweicht (Preis, Rabatt, usw.), werden die gebuchten Kosten entsprechend korrigiert.

Produkt / Gültigkeit

Diese Kurzanleitung wurde auf Basis von SAP Business ByDesign erstellt. Alle Angaben ohne Gewähr.

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