Sie möchten in Ihrem SAP-Business-ByDesign-System Umlageregeln bearbeiten.
Sie möchten in Ihrem SAP-Business-ByDesign-System Supportbenutzerkonzept Kundensystem einrichten.
Lösung
Aus Datenschutzgründen sowie Gründen der Revisionssicherheit ist es wichtig, dass spezifische Regeln in Bezug auf Berechtigungsvergabe für die Consultants der Bradler GmbH in Ihrem SAP Business ByDesign-System befolgt werden. Diese Kurzanleitung beschreibt, wie Sie die erforderlichen Berechtigungen einrichten.
Allgemeine Prämissen
Ein Consultant der Bradler GmbH führt in der Regel keine Änderungen im Produktivstem durch.
Sollte ausnahmsweise eine Änderung im Produktivsystem erforderlich sein, so ist die Vorgehensweise siehe Abschnitt „Ausnahmeprozess für Änderungen im Produktivsystem“ zu befolgen.
Die Benutzeradministration ist ausschließlich durch Mitarbeiter des Unternehmens durchzuführen, welches SAP Business ByDesign nutzt (also dem Kunden der Bradler GmbH). Consultants der Bradler GmbH führen aus Compliance Gründen keine Benutzeradministration durch. Benutzeradministration bedeutet das Anlegen von Usern bzw. Vergeben von Berechtigungen, sowohl im Test- als auch im Produktivsystem.
Die Begriffe „Benutzer“ und „User“ werden in diesem Dokument als Synonym verwendet.
Produktivsystem
Die folgenden Schritte 1 – 4 beschreiben die Anlage eines generischen Supportusers für Consultants der Bradler GmbH in Ihrem SAP Business ByDesign Produktivsystem.
Schritt 1: Dienstleister anlegen
Damit ein User erstellt werden kann, ist zunächst ein Dienstleister anzulegen.
Navigieren Sie dazu zum „Workcenter Lieferantenbasis“ und klicken Sie auf „neuer Dienstleister“.
Legen Sie den Dienstleister wie folgt an:
Bitte hinterlegen Sie unter „Hausinterne Kommunikation“ folgende Kontaktdaten:
- Telefon:
- E-Mail:
Schritt 2: Benutzer anlegen
Klicken Sie nun direkt im zuvor angelegten Dienstleister-Stammsatz auf „Benutzer anfordern“.
Navigieren Sie nun zum Workcenter „Anwendungs- und Benutzerverwaltung“ und klicken Sie auf „Anwendungsbenutzer“.
Suchen Sie nach „bradler“.
Klicken Sie nun zunächst auf „Bearbeiten“ -> „Attribute“
Und ändern Sie den Benutzernamen in „bradler“. Klicken Sie auf „Speichern und schließen“.
Schritt 3: Zugriffsrechte zuweisen
Klicken Sie nun in der vorherigen Übersicht auf „Bearbeiten“ -> „Zugriffsrechte“ und pflegen Sie bitte die Zugriffrechte wie folgt:
Registerkarte „Zuordnung von Workcentern und Sichten“
Weisen Sie diesem Benutzer sämtliche Workcenter zu.
Registerkarte „Zugriffseinschränkungen“
Stellen Sie sicher, dass wo immer möglich in der Spalte „Schreibzugriff“ der Auswahlwert auf „Kein Zugriff“ gesetzt ist.
Ausnahmen sind die Work-Center-Sichten „CC_COMMON“, „CC_COMMONPERSONALWORK“ und „CC_COMMONEMPLOEESELFSERVICE”, bei denen eine Einschränkung des Schreibzugriffs technisch nicht möglich ist.
Spätere Ergänzung der Berechtigungen (optional)
Werden zu einem späteren Zeitpunkt weitere SAP Business ByDesign Funktionalitäten im Scoping aktiviert, so sind im Nachgang die Berechtigungen bei Bedarf anzupassen.
Werden zu einem späteren Zeitpunkt Zusatzprogrammierungen durchgeführt und damit kundenindividuelle Workcenter oder Funktionen ergänzt, so sind im Nachgang die Berechtigungen bei Bedarf anzupassen.
Schritt 4: Kennwort an den Benutzer senden
Klicken Sie wieder auf „Attribute Bearbeiten“.
Klicken Sie auf „Aktionen -> Kennwort generieren“.
Damit erhält der Benutzer automatisch sein Kennwort per E-Mail.
Testsystem
Legen Sie bitte pro Ihnen bekannten Consultant einen „Named User“ mit Schreibberechtigungen an. Damit ein „Named User“ erstellt werden kann, ist zunächst für jeden anzulegenden „Named User“ ein eigener Dienstleister anzulegen. Lassen Sie diesen bitte immer entsperrt. Dies dient dazu, dass der Consultant bei Anfragen schnell aktiv werden kann.
Ersetzen Sie bitte dabei den unten aufgeführten Namen „Max Mustermann“ durch den Namen des tatsächlichen Consultants.
Schritt 1: Dienstleister anlegen
Navigieren Sie zum „Workcenter Lieferantenbasis“ und klicken Sie auf „neuer Dienstleister“.
Legen Sie den Dienstleister wie folgt an:
Bitte hinterlegen Sie unter „Hausinterne Kommunikation“ folgende Kontaktdaten:
- Telefon: (0621) 48348538
- E-Mail: max.mustermann@bradler-gmbh.de
Schritt 2: Benutzer anlegen
Klicken Sie auf „Benutzer anfordern“.
Navigieren Sie nun zum Workcenter „Anwendungs- und Benutzerverwaltung“ und klicken Sie auf „Anwendungsbenutzer“.
Suchen Sie nach „mustermann“.
Klicken Sie nun zunächst auf „Bearbeiten“ -> „Attribute“
Und ändern Sie den Benutzernamen in „mustermann“ (also Nachnamen des Consultants. Klicken Sie auf „Speichern und schließen“.
Schritt 3: Zugriffsrechte zuweisen
Klicken Sie nun in der vorherigen Übersicht auf „Bearbeiten“ -> „Zugriffsrechte“ und pflegen Sie bitte die Zugriffrechte wie folgt:
Registerkarte „Zuordnung von Workcentern und Sichten“
Weisen Sie diesem Benutzer die aus Ihrer Sicht erforderlichen Workcenter zu.
Registerkarte „Zugriffseinschränkungen“
Stellen Sie sicher, dass in der Spalte „Schreibzugriff“ in der Workcenter Sicht „Anwendungsbenutzer“ des Work-Centers „Anwendungs- und Benutzerverwaltung“ der Auswahlwert auf „Kein Zugriff“ gesetzt ist.
Spätere Ergänzung der Berechtigungen (optional)
Werden zu einem späteren Zeitpunkt weitere SAP Business ByDesign Funktionalitäten im Scoping aktiviert, so sind im Nachgang die Berechtigungen bei Bedarf anzupassen.
Werden zu einem späteren Zeitpunkt Zusatzprogrammierungen durchgeführt und damit kundenindividuelle Workcenter oder Funktionen ergänzt, so sind im Nachgang die Berechtigungen bei Bedarf anzupassen.
Schritt 4: Kennwort an den Benutzer senden
Klicken Sie wieder auf „Attribute Bearbeiten“.
Klicken Sie auf „Aktionen -> Kennwort generieren“.
Damit erhält der Benutzer automatisch sein Kennwort per E-Mail.
Ausnahmeprozess für Änderungen im Produktivsystem
Sollte doch einmal eine Änderung im Produktivsystem erforderlich sein, so ist die folgende Vorgehensweise zu befolgen.
Schritt 1 (optional): User anlegen
Ist der gewünschte User noch nicht im Produktivsystem vorhanden, gehen Sie bitte wie folgt vor: Legen Sie analog zur Beschreibung in Abschnitt „Testsystem“ einen „Dienstleister“ und darauf basierend einen „Named User“ für den Consultant im Produktivsystem an.
Schritt 2: Genehmigung zur Änderung im Produktivsystem erteilen
Bestätigen Sie dem Consultant per E-Mail (z.B. an Max Mustermann), dass die entsprechende Aufgabe im Produktivsystem durchgeführt werden soll. Sie können sich dabei an folgender Beispiel-Formulierung orientieren:
E-Mail Betreff: Freigabe Aktivitäten Produktivsystem.
Sehr geehrter Herr Mustermann, wir möchten Sie bitten, die Lieferantenrechnung 123 in unserem SAP Business ByDesign Produktivsystem zu stornieren.
Mit freundlichen Grüßen, Erika Mustermann“
Schritt 3: User entsperren
Wurde der User soeben neu angelegt, entfällt dieser Schritt, da er bereits entsperrt ist.
Navigieren Sie nun zum Workcenter „Anwendungs- und Benutzerverwaltung“ und klicken Sie auf „Anwendungsbenutzer“.
Suchen Sie nach „mustermann“ und klicken Sie auf „Benutzer entsperren“.
Spätere Ergänzung der Berechtigungen (optional)
Werden zu einem späteren Zeitpunkt weitere SAP Business ByDesign Funktionalitäten im Scoping aktiviert, so sind im Nachgang die Berechtigungen bei Bedarf anzupassen.
Werden zu einem späteren Zeitpunkt Zusatzprogrammierungen durchgeführt und damit kundenindividuelle Workcenter oder Funktionen ergänzt, so sind im Nachgang die Berechtigungen bei Bedarf anzupassen.
Schritt 4: Durchführung der Änderungen
Der Consultant führt die Änderungen durch und informiert Sie nach Durchführung der Änderungen.
Schritt 5: Sperrung des Named Users
Sobald die Änderungen aus Ihrer Sicht erledigt sind, sperren Sie danach den „Named User“.
Navigieren Sie nun zum Workcenter „Anwendungs- und Benutzerverwaltung“ und klicken Sie auf „Anwendungsbenutzer“.
Suchen Sie nach „mustermann“ und klicken Sie auf „Benutzer sperren“.
Bitte daran denken: falls Berechtigungen vorübergehend angepasst wurden, kann aus Datenschutzgründen (abhängig von den Richtlinien in Ihrem Unternehmen) erforderlich sein, diese wieder zu entziehen.
Achtung
Die oben genannten Schritte 3 – 5 sind innerhalb eines Arbeitstages durchzuführen, damit die Zeitspanne mit Änderungsberechtigungen im Produktivsystem möglichst kurz bleibt.
Am besten vorher im Testsystem die Durchführbarkeit der Änderungen gemeinsam mit dem Consultant prüfen.
Produkt / Gültigkeit
Diese Kurzanleitung wurde auf Basis von SAP Business ByDesign erstellt. Alle Angaben ohne Gewähr.
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