Geschäftsszenario: Zeiten und Spesen für unternehmensübergreifende Projekte

Das SAP Business ByDesign Geschäftsszenario Zeiten und Spesen für unternehmensübergreifende Projekte ermöglicht Partnerunternehmen, die dem gleichen Konzern angehören und die technisch im gleichen SAP-Business-ByDesign-System arbeiten, eine effiziente Zusammenarbeit in Projekten.
Ein Dienstleistungsunternehmen, das ein Projekt für einen Kunden durchführt, kann unter Umständen nicht alle benötigten Mitarbeiter selbst bereitstellen. Unter Umständen kann jedoch ein Partnerunternehmen aushelfen.

Das für das Projekt verantwortliche Unternehmen (das einkaufende Unternehmen) bestellt also die benötigten Services beim Partnerunternehmen (dem verkaufenden Unternehmen), und dort wird automatisch ein Kundenauftrag und ein unternehmensübergreifendes Projekt angelegt. Die Mitarbeiter des verkaufenden Unternehmens, die am Kundenprojekt des einkaufenden Unternehmens arbeiten, erfassen ihre Arbeitszeiten und melden ihre Spesen direkt an das Projekt des einkaufenden Unternehmens. Diese Zeiten und Spesen werden automatisch dem unternehmensübergreifenden Projekt des verkaufenden Unternehmens zugeordnet. Außerdem werden im einkaufenden Unternehmen automatisch Wareneingangs- und Serviceerbringungsbelege angelegt. Anschließend wird die Abrechnung zwischen den beiden Partnern angestoßen.
Beim Szenario „Zeiten und Spesen für unternehmensübergreifende Projekte“ werden Standardprozesse für Verkauf, Einkauf und Fakturierung verwendet, aber die am Projekt arbeitenden Mitarbeiter spüren bei der Zeit- und Spesenerfassung keine Unternehmensgrenzen. Projekte mit Mitarbeitern aus mehreren Partnerunternehmen werden effizienter.

Mit dem Geschäftsprozess Projekt planen können Sie Ihr Projekt anlegen, planen und strukturieren sowie das Projektteam aufstellen und das Projekt mit Mitarbeitern besetzen.

Der Geschäftsprozess Projekt durchführen beinhaltet die Projektfreigabe mit der Basisplanerstellung, die genauere Ausarbeitung des Projektplans, die Zusammenstellung des Teams und die Besetzung.

Der Geschäftsprozess Bestellungen bearbeiten ermöglicht es Ihnen, automatisch angelegte Bestellungen zu bearbeiten sowie eine Bestellung mit oder ohne Bezug zu einem Kontrakt oder Listenpreis manuell anzulegen.
Wenn alle relevanten Daten bearbeitet wurden, wird die Bestellung an den Lieferanten gesendet. Dies ist hier ein Partnerunternehmen innerhalb desselben SAP-Business-ByDesign-Systems. Zudem besteht unter Umständen ein Genehmigungsverfahren, das vom Bestellwert abhängig ist. Optional kann auch eine Bestellbestätigung verwendet werden. Der Prozess kann über mehrere Automatisierungsgrade verfügen.

Der Geschäftsprozess Kundenaufträge anlegen ermöglicht es Ihnen, einen Kundenauftrag mit festen Preisen und Konditionen anzulegen, wenn ein Kunde Produkte oder Services bestellt. Der Kundenauftrag wird im Zuge der Business-to-Business-Kommunikation aus dem einkaufenden Unternehmen an das verkaufende Unternehmen automatisch generiert. Ein Rechnungsterminplan für projektbezogene Arbeitszeiten und materielle Dienstleistungen wird automatisch in den Kundenauftrag eingefügt.

Der Geschäftsprozess Unternehmensübergreifendes Projekt anlegen ermöglicht es Ihnen, ein Kundenprojekt im verkaufenden Unternehmen anzulegen. Das Projekt wird mit einem unternehmensübergreifenden Kundenauftrag verknüpft. Es sammelt die erfassten Zeiten und Spesen, die für die unternehmensübergreifende Abrechnung zwischen den Partnerunternehmen verwendet werden.

Der Geschäftsprozess Mitarbeiterzeiten erfassen ermöglicht die Erfassung von Zeiten für produktive Arbeit und Abwesenheiten direkt auf die Projektaufgabe des einkaufenden Unternehmens. Daran können sich optionale Genehmigungsprozesse anschließen. Außerdem ermöglicht er die Überwachung und Bewertung der erfassten Zeiten sowie deren Übertragung an Folgeprozesse.

Die Einbindung der Spesenabrechnung in das Personalwesen, die Mitarbeiter-Self-Services, die Work Center für Vorgesetzte, die Zahlungsabwicklung sowie die Projekte optimiert den Prozess der Spesenabrechnung.
Die Prozessvariante Spesen abrechnen ermöglicht es Ihnen, Spesen zu kontrollieren und automatisch zu erstatten. Mitarbeiter können Spesen für sich selbst oder im Auftrag von anderen Mitarbeitern einreichen, und zwar direkt auf die Projektaufgabe des einkaufenden Unternehmens. Der Prozess kann an die Reiserichtlinien des Unternehmens angepasst werden. Das Einreichen der Spesenabrechnung ist darüber hinaus auch mithilfe eines mobilen Geräts möglich.

Mit dem Geschäftsprozess Wareneingänge und Serviceerbringungen bestätigen können Sie für Nichtlagermaterialien und Services sowie zugehörige Ausgaben Wareneingangs- und Serviceerbringungsbelege anlegen. Sie können die Lieferung von Materialien und die Erbringung von Services im System verwalten und verfolgen.
In diesem Fall haben die Mitarbeiter des verkaufenden Unternehmens die Services ausgeführt und Arbeitszeitblätter sowie ggf. Spesenabrechnungen ausgefüllt, und die Wareneingangs- und Serviceerbringungsbelege werden automatisch angelegt.
Wenn Sie die Wareneingangs- und Serviceerbringungsbelege buchen, leitet das System die Daten automatisch an das Finanzwesen weiter und bucht sie dort.

Der Geschäftsprozess Projektrechnungsanforderungen anlegen ermöglicht es Ihnen, Projektrechnungsanforderungen für projektbezogene Zeit- und Aufwandspositionen anzulegen und diese Rechnungsanforderungen für die Kundenabrechnung freizugeben.
In diesem Fall wird die Projektrechnungsanforderung automatisch gemäß dem Rechnungsterminplan im Kundenauftrag angelegt und freigegeben.

Im Geschäftsprozess Kundenrechnungen anlegen legt das System automatisch Rechnungsanforderungen an, nachdem die Projektrechnungsanforderungen freigegeben worden sind. In diesem Fall werden diese Rechnungsanforderungen automatisch in eine freigegebene Rechnung übertragen, die per Business-to-Business-Kommunikation an den Kunden (hier: das einkaufende Unternehmen) gesendet und an das Cashflow-Management übergeben wird.

Der Geschäftsprozess Forderungen und Zahlungen bearbeiten ermöglicht die Bearbeitung von Eingangszahlungen, die entweder intern von Ihrem Unternehmen oder extern von Ihren Kunden initiiert wurden. Bei diesem Prozess werden länderspezifische Zahlwege verwendet.
Zahlungen können manuell oder automatisch bei einem Zahlungslauf vorgenommen werden, bei dem das System offene Posten zur Zahlung vorschlägt. Sie geben dann die Zahlungen frei, woraufhin sie vom System im Rechnungswesen gebucht werden. Sie legen den Zahlungsträger manuell oder im Rahmen eines automatischen Laufs an und verwenden dabei Dateien für Zahlungen per Lastschrifteinzug oder Kreditkarte. Es können auch Kreditkartenauszüge hochgeladen werden, um Zahlungen vorab zu bestätigen. Wenn die Zahlungen auf dem Konto des Unternehmens gutgeschrieben werden, wird der Kontoauszug vor der Bestätigung entweder elektronisch in das System hochgeladen oder manuell eingegeben. Wenn Zahlungen extern vom Kunden initiiert werden, informiert der Kontoauszug über die Zahlung. Die Zahlungen werden im System mit den offenen Rechnungen abgeglichen, bevor sie ausgeglichen werden.

Der Geschäftsprozess Lieferantenrechnungen bearbeiten ermöglicht es Ihnen, vom Lieferanten (hier: verkaufendes Unternehmen) per B2B-Kommunikation empfangene Rechnungen einzugeben, zu prüfen und zu buchen. In einem automatisierten Rechnungsprüfungsprozess werden alle Lieferantenrechnungen mit den zugehörigen Einkaufsbelegen, falls verfügbar, verglichen.
Darüber hinaus können Sie den Partnerunternehmen auch Lieferantenrechnungspositionen in Rechnung stellen, und Sie können Nebenkosten, etwa Frachtkosten, auf alle anderen Lieferantenrechnungspositionen aufteilen.
Wenn die Lieferantenrechnung vollständig und korrekt ist, können Sie sie buchen. Daraufhin wird sie zur Bezahlung der Lieferanten eingesetzt.

Der Geschäftsprozess Verbindlichkeiten und Zahlungen bearbeiten ermöglicht die Bearbeitung von Ausgangszahlungen, die entweder intern von Ihrem Unternehmen oder extern von Ihren Lieferanten initiiert wurden.
Zahlungen können manuell oder automatisch bei einem Zahlungslauf vorgenommen werden, bei dem das System offene Posten zur Zahlung vorschlägt. Sie geben dann die Zahlungen frei, woraufhin sie vom System im Rechnungswesen gebucht werden. Sie legen den Zahlungsträger entweder manuell oder im Rahmen eines automatischen Laufs an. Im Standard-Work-Center werden Ihnen sowohl Schecks, ausgehende Überweisungen und Gutschriften als auch weitere länderspezifische Zahlwege angeboten. Sobald das Bankkonto mit den Zahlungen belastet wurde, wird der Kontoauszug im System erfasst. Er wird elektronisch hochgeladen oder manuell eingegeben und anschließend bestätigt. Wenn Zahlungen fremdinitiiert sind, informiert der Kontoauszug darüber, dass eine Zahlung erfolgt ist. Die Zahlungen werden im System mit den offenen Rechnungen abgeglichen, bevor sie ausgeglichen werden.

Quelle: help.sap.com, Stand: März 2017