Geschäftsszenario: Planungsgesteuerte Beschaffung

Das SAP Business ByDesign Szenario Planungsgesteuerte Beschaffung ermöglicht es Ihnen, Bestandsprodukte (einschließlich jener, die auf Produktspezifikationen basieren) auf Grundlage eines Bedarfs einzukaufen, der aus einem Planungssystem wie der Materialbedarfsplanung generiert werden kann.

Szenarioübersicht

Dieses Szenario deckt alle Phasen des Beschaffungsprozesses ab, von der Bedarfsplanung und dem Anlegen einer Bestellung über die automatische oder manuelle Zuordnung der Bezugsquellen, dem Senden der Bestellung an einen Lieferanten bis hin zu Wareneingang und Serviceerbringung, Rechnungsprüfung und Zahlung.

Geschäftsprozess: Beschaffung planen

Der Geschäftsprozess Beschaffung planen ermöglicht es Ihrem Unternehmen, die Material- und Kapazitätsplanung effizient auszuführen. Sie erhalten einen aktuellen Überblick über die Bedarfs- und Zugangssituation für eine Kombination aus Produkt und Planungsbereich oder für eine Kombination aus Produkt, Produktspezifikation und Planungsbereich. Der mehrstufige Planungslauf berechnet den erforderlichen Zugang und legt anschließend unter Berücksichtigung der ausgewählten Produktspezifikation die entsprechenden Zugänge und das Netzwerk für Bedarfsverursachernachweise an. Wenn ein Planauftrag manuell angelegt wird, müssen Sie für bestimmte Produkte Produktspezifikationen angeben.
Wenn Planungsprobleme auftreten, löst das System Ausnahmen aus, um Sie zu benachrichtigen. Sie können dann entscheiden, welche Maßnahme zu ergreifen ist, z. B. können Sie Planungsvorschläge manuell anlegen oder aktualisieren. Die Auslastungsabgleichfunktion ist ebenfalls verfügbar, um die Realisierbarkeit des Beschaffungsplans zu prüfen und den Kapazitätsbedarf auszugleichen, wenn es nicht möglich ist, das Kapazitätsangebot zu erhöhen.

Geschäftsprozess: Einkauf anlegen und vorbereiten

Der Geschäftsprozess Einkauf anlegen und vorbereiten ermöglicht es Ihnen, Bestellanforderungen auf der Basis von Bestellvorschlägen einschließlich Produktspezifikationen anzulegen und diese Bestellanforderungen an die Einkaufsabteilung weiterzuleiten.

Geschäftsprozess: Bestellanforderungen bearbeiten – gruppieren und bestellen

Der Geschäftsprozess Bestellanforderungen bearbeiten – gruppieren und bestellen ermöglicht es Ihnen, Bestellanforderungen in Bestellungen zu überführen. Sie können fehlende Bezugsquellen zuordnen und anschließend mehrere zugeordnete Bestellanforderungen in Bestellungen gruppieren.

Geschäftsprozess: Ausschreibungen bearbeiten

Der Geschäftsprozess Ausschreibungen bearbeiten ermöglicht Ihrer Einkaufsabteilung, die Einkaufsanforderungen Ihres Unternehmens zu gruppieren und geeignete Bezugsquellen für die benötigten Materialien und Services zu ermitteln. Der Prozess umfasst etwa die Ermittlung von Bezugsquellen für Bestellanforderungen oder für die Verhandlung neuer bzw. ablaufender Einkaufskontrakte.
Sie können neue oder bestehende Lieferanten auffordern, an Ausschreibungen teilzunehmen. Eingegangene Angebote können dann einfach im System verglichen werden, um den für Ihren Bedarf am besten geeigneten Lieferanten zu ermitteln.
Nachdem Sie das Angebot ermittelt haben, das den Zuschlag erhält, werden die Bieter über den Ausgang des Ausschreibungsprozesses informiert. Jetzt können Folgebelege (etwa Bestellungen oder Kontrakte) angelegt werden.

Geschäftsprozess: Bestellungen bearbeiten

Der Geschäftsprozess Bestellungen bearbeiten ermöglicht es Ihnen, automatisch angelegte Bestellungen zu bearbeiten sowie eine Bestellung mit oder ohne Bezug zu einem Kontrakt oder Listenpreis manuell anzulegen. Sie können auch in einem Lieferantenkatalog nach den zu bestellenden Produkten suchen. Die Bestellung kann Lagermaterialien mit oder ohne Produktspezifikation, Services oder Nichtlagermaterialien, die für bestimmte Zwecke bestellt werden können (z. B. für Kostenstellen, Projekte oder als Inventarteil innerhalb eines Anlagenbeschaffungsprozesses), enthalten. Außerdem können Sie Streckenbestellungen manuell für Materialien und Services anlegen, die zu Kundenaufträgen, Serviceaufträgen oder Kundenprojekten zugeordnet werden können. Wenn alle relevanten Daten bearbeitet wurden, wird die Bestellung an den Lieferanten gesendet. Hierbei kann es sich auch um ein verbundenes Unternehmen handeln, das SAP Business ByDesign oder SAP ERP verwendet. Zudem besteht unter Umständen ein Genehmigungsverfahren, das vom Bestellwert abhängig ist. Optional kann auch eine Bestellbestätigung verwendet werden. Der Prozess kann über mehrere Automatisierungsgrade verfügen.

Geschäftsprozess: Lieferscheine bearbeiten – Standardlieferscheine

Der Geschäftsprozess Lieferscheine bearbeiten – Standardlieferscheine ermöglicht es Ihnen, Lieferscheine manuell oder über die Business-to-Business-Kommunikation von Ihrem Lieferanten anzulegen. Bei diesem kann es sich auch um ein verbundenes Unternehmen handeln, das SAP ERP einsetzt. Sie können Ihre Standardanlieferungen mit oder ohne Lageraufgaben bearbeiten.

Geschäftsprozess: Anlieferungen bearbeiten – basierend auf Bestellungen ohne Aufgabensteuerung

Der Geschäftsprozess Anlieferungen bearbeiten – basierend auf Bestellungen ohne Aufgabensteuerung ermöglicht es Ihnen, im Lager eingegangene Produkte anhand einer Bestellung zu buchen. Sie buchen den Wareneingang direkt, und das System erfasst die Produkte als geliefert und bestätigt die Standardanlieferung. Bei Bedarf legt das System automatisch eine Qualitätsprüfung an. Die eingehenden Waren können in einem Qualitätslagerbereich gespeichert werden.

Geschäftsprozess: Prüfungen bearbeiten

Der Geschäftsprozess Prüfungen bearbeiten ermöglicht Ihnen die Bearbeitung, Überwachung und Analyse der Prüfungen von Produkten.
Teil dieses Prozesses ist es, die für die Prüfung entnommenen Proben zu untersuchen, die Ergebnisse zu erfassen, eine Entscheidung über die Qualität der geprüften Produkte zu treffen und bei Bedarf Korrektur- oder Vorbeugungsmaßnahmen einzuleiten.
Geplante Prüfungen werden automatisch auf Grundlage eines geeigneten Prozess- oder Produktionsmodelles ausgelöst. Ungeplante Prüfungen werden manuell vom Benutzer ausgelöst.

Geschäftsprozess: Lieferantenrechnungen bearbeiten

Der Geschäftsprozess Lieferantenrechnungen bearbeiten gibt Ihnen als Buchhalter die Möglichkeit, Rechnungen, Gutschriften und Anzahlungsanforderungen, die Sie per Fax oder E-Mail von Ihrem Lieferanten erhalten haben, in das System einzugeben und dort zu prüfen und zu buchen. Alternativ dazu kann Ihnen der Lieferant, bei dem es sich auch um ein verbundenes Unternehmen handeln kann, diese Belege elektronisch in Form von XML-Nachrichten zusenden. Bei einem automatisierten Rechnungsprozess werden alle Lieferantenrechnungen mit den zugehörigen Einkaufsbelegen, falls verfügbar, verglichen.
Darüber hinaus können Sie den Partnerunternehmen auch Lieferantenrechnungspositionen in Rechnung stellen, und Sie können Nebenkosten, etwa Frachtkosten, auf alle anderen Lieferantenrechnungspositionen aufteilen.
Wenn die Lieferantenrechnung vollständig und korrekt ist, können Sie sie buchen. Daraufhin wird sie zur Bezahlung der Lieferanten eingesetzt. Gegebenenfalls legt das System auch neue Anlagen automatisch an.

Geschäftsprozess: Verbindlichkeiten und Zahlungen bearbeiten

Der Geschäftsprozess Verbindlichkeiten und Zahlungen bearbeiten ermöglicht die Bearbeitung von Ausgangszahlungen, die entweder intern von Ihrem Unternehmen oder extern von Ihren Lieferanten initiiert wurden.
Zahlungen können manuell oder automatisch bei einem Zahlungslauf vorgenommen werden, bei dem das System offene Posten zur Zahlung vorschlägt. Sie geben dann die Zahlungen frei, woraufhin sie vom System im Rechnungswesen gebucht werden. Sie legen den Zahlungsträger entweder manuell oder im Rahmen eines automatischen Laufs an. Im Standard-Work-Center werden Ihnen sowohl Schecks, ausgehende Überweisungen und Gutschriften als auch weitere länderspezifische Zahlwege angeboten. Sobald das Bankkonto mit den Zahlungen belastet wurde, wird der Kontoauszug im System erfasst. Er wird elektronisch hochgeladen oder manuell eingegeben und anschließend bestätigt. Wenn Zahlungen fremdinitiiert sind, informiert der Kontoauszug darüber, dass eine Zahlung erfolgt ist. Die Zahlungen werden im System mit den offenen Rechnungen abgeglichen, bevor sie ausgeglichen werden.

Quelle: help.sap.com, Stand: März 2017