Geschäftsszenario: Personalabrechnung

Das SAP Business ByDesign Geschäftsszenario Personalabrechnung ist darauf ausgelegt, den Abrechnungsprozess durch ein externes Abrechnungssystem effizient zu unterstützen. Es verbindet die Vorteile einer internen Personalabrechnung – Transparenz, Überwachung und Steuerung – mit den Vorteilen einer ausgelagerten Personalabrechnung – niedrigere Kosten, eine höhere Effizienz und ein geringeres Haftungsrisiko. In dem Szenario zur Auslagerung von Geschäftsprozessen für die Personalabrechnung übernimmt der Personalabrechnungsdienstleister die Steuerberechnungen und die Steuerüberweisung. Außerdem veranlasst er die Gehaltszahlungen an Mitarbeiter, was Ihre Verwaltungskosten erheblich reduziert.

Szenarioübersicht

Außerdem können Sie in diesem Szenario alle Eingangsdaten für die Personalabrechnung in einer Vorschau des Datenabzugs validieren, bevor die Daten an den Abrechnungsdienstleister übermittelt werden. So können Sie die Daten bei Bedarf korrigieren und haben Sie stets die volle Kontrolle über die Personalabrechnung, bevor sie gestartet wird.

Geschäftsprozess: Vergütungsrichtlinien definieren

Der Personalsachbearbeiter plant und gestaltet die Vergütung für Mitarbeiter und nutzt dabei angemessene Belohnungsstrategien, die auf vordefinierten Vergütungsstrukturen und -bestandteilen basieren. Er richtet die Vergütungsstrukturen ein und ist auch für Änderungen und Anpassungen verantwortlich. Er passt punktbasierte und stufenbasierte Vergütungsstrukturen an, indem er Vergütungsgruppen, Vergütungsbeträge, Mindest- und Höchstbeträge bearbeitet. Grundelemente der Vergütung sind die Vergütungsbestandteile.
Der Personalsachbearbeiter legt auch punkt- und stufenbasierte Vergütungsstrukturen für alle Mitarbeitergruppen an, sodass die Mitarbeiter anhand ihrer Vergütungspakete gruppiert werden können. Vergütungsstrukturen erhöhen die Transparenz in Bezug auf die Vergütungsrichtlinien des Unternehmens und ermöglichen eine Analyse der Vergütungen in den verschiedenen Mitarbeitergruppen.

Geschäftsprozess: Abrechnungsprozess vorbereiten

Der Personalsachbearbeiter plant die nächsten regulären Abrechnungsläufe gemäß den Abrechnungsperioden (z.B. zweiwöchentlich, halbmonatlich) der verschiedenen Abrechnungskreise. Abhängig vom geplanten Datum des Abrechnungslaufs legt der Sachbearbeiter die Abrechnungsperioden an, plant die Zahlungstermine, Beginn und Ende der Abrechnungsperiode sowie die Stichtage, d.h. die letzten Termine, zu denen die abrechnungsrelevanten Informationen in das SAP-Business-ByDesign-System eingegeben werden müssen, damit alle Informationen beim Abrechnungslauf berücksichtigt werden.
Der Personalsachbearbeiter trägt auch die Verantwortung für die reibungslose Kommunikation zwischen dem SAP-Business-ByDesign-System und dem System des Personalabrechnungsdienstleisters. Er stellt sicher, dass die Tabellen mit den Zuordnungen der Lohnarten zu den Dienstleisterlohnarten, der Zeitarten zu den Dienstleisterzeitarten und der Lohnarten für Zeitkonten zu den Zeitkontoarten des Dienstleisters korrekt gepflegt sind und im SAP-Business-ByDesign-System aktuell widergespiegelt werden.

Geschäftsprozess: Vergütung der Mitarbeiter festlegen

Der Personalsachbearbeiter verwaltet alle Gehaltsänderungen der Mitarbeiter und passt die Zuordnung der Vergütungsstrukturen und -gruppen an: Er fügt neue Vergütungsbestandteile hinzu und bearbeitet je nach Bedarf Beträge für Bezüge und Abzüge.

Geschäftsprozess: Abrechnungsstammdaten der Mitarbeiter pflegen

Während des Einstellungsprozesses in der Personalabrechnung bearbeitet der Personalsachbearbeiter die Abrechnungsstammdaten der Mitarbeiter, z.B. die Abrechnungskreiszuordnung, Zahlungsinformationen sowie weitere Informationen zu anderen Bankkonten. Je nach den länderspezifischen Bestimmungen verwaltet er auch die Steuer- und Sozialversicherungsdaten der Mitarbeiter.

Geschäftsprozess: Eingangsdaten für die Abrechnung sammeln und exportieren

Das Szenario zur Auslagerung von Geschäftsprozessen für einen regulären Abrechnungslauf in der SAP-Business-ByDesign-Umgebung beginnt mit dem Sammeln aller neuen oder geänderten Abrechnungs-, Vergütungs- und Zeitdaten in einem Abrechnungsdatenabzug, der systematisch auf Inkonsistenzen überprüft wird. Fehler in den Abzugsdaten werden vom SAP-Business-ByDesign-System identifiziert und vom Personalsachbearbeiter angesehen und korrigiert, woraufhin der Datenabzug bedarfsweise erneut erstellt wird. Sobald der Datenabzug abgeschlossen ist und keine Fehler mehr aufweist, wird eine XML-Datei angelegt, heruntergeladen und an einen Personalabrechnungsdienstleister übertragen.
Die verschiedenen Varianten in diesem Prozess hängen davon ab, wie die Daten in das System des Personalabrechnungsdienstleisters gelangen. In allen Varianten ist es wichtig, dass der gesamte Prozess der Datenabzugserstellung und -übertragung an den Dienstleister reproduzierbar ist.

Geschäftsprozess: Personalabrechnung durchführen

Der Personalabrechnungsdienstleister führt die Abrechnung durch und prüft die Abrechnungsergebnisse auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Der Dienstleister stellt sicher, dass die Berechnung der Steuer und der Sozialversicherungsbeiträge den länderspezifischen Bestimmungen entspricht.
Wenn die Abrechnungsergebnisse Fehler enthalten, da die vom SAP-Business-ByDesign-System an den Dienstleister gesendeten Daten ungültig sind, müssen die Daten korrigiert werden, und der Datenabzug muss wiederholt werden. Daraufhin wird eine neue Datendatei im SAP-Business-ByDesign-System angelegt und an den Personalabrechnungsdienstleister übertragen.

Geschäftsprozess: Mitarbeiterbezahlung veranlassen

Der Personalabrechnungsdienstleister initiiert die Gehaltszahlungen an die Mitarbeiter. Die Art der Ausführung dieses Prozesses ist dienstleisterabhängig. In diesem Szenario wird ein Beispiel eines möglichen Zahlungsinitiierungsprozesses, der vom Dienstleister durchgeführt wird, veranschaulicht. Zudem werden auch drei alternative Varianten dieses Beispielprozesses vorgestellt.

Geschäftsprozess: Gesetzliche Berichte durchführen

Dieser gesetzlich vorgeschriebene Prozess umfasst die Aufgaben des Personalabrechnungsdienstleisters der Ausführen gesetzlicher Berichte für Steuer und Sozialversicherung, des Ausdruckens von Formularen für Mitarbeiter (z.B. Entgeltnachweise)und Behörden (z.B. Beitragsnachweisungen) und des Übermittelns von Daten an Behörden gemäß den länderspezifischen Bestimmungen.

Geschäftsprozess: Buchen und abschließen

Der Personalsachbearbeiter extrahiert Abrechnungsbuchungsdaten aus dem System des Personalabrechnungsdienstleisters und bucht die vom Dienstleister generierten Abrechnungsergebnisse in das Hauptbuch. Im letzten Schritt schließt er die Abrechnungsperiode ab.

Quelle: help.sap.com, Stand: März 2017