Geschäftsszenario: Nichtlagerbeschaffung

Das SAP Business ByDesign Geschäftsszenario Nichtlagerbeschaffung ermöglicht es Ihnen, Nichtlagermaterialien wie Büromaterialien, Konstruktionsmuster oder Anlagen einzukaufen.

Dieses Szenario kann von Mitarbeitern oder Assistenten ausgelöst werden, die Einkaufswagen anlegen, von Projektteams, die Nichtlagermaterialien für Projekte benötigen, direkt vom Einkäufer über Bestellungen oder Ausschreibungen oder von Kreditorenbuchhaltern in Lieferantenrechnungen. Lieferungen können zentral oder dezentral bestätigt werden. Die Kosten für projektbezogene Nichtlagermaterialien werden direkt an Projektaufgaben in der Finanzbuchhaltung übertragen.
Wenn ein Katalog, Einkaufskontrakt oder Listenpreis für ein Nichtlagermaterial vorhanden ist, kann eine Bestellung automatisch angelegt werden. Wenn keine Bezugsquelle vorhanden ist, können Sie Ausschreibungen an einen passenden Lieferanten versenden.
Mit diesem Szenario können Sie auch Nichtlagermaterialien bestellen, um Kundenbedarfe zu decken, indem Sie Kundenaufträge oder Serviceaufträge verwenden, um die Streckenbeschaffung auszulösen.

Mit dem Geschäftsprozess Einkaufswagen bearbeiten können Ihre Mitarbeiter selbstständig Einkaufswagen anlegen und verfolgen, um Nichtlagermaterialien und Services anzufordern. Zusätzlich können sie den Wareneingang und die Serviceerbringung im Einkaufswagen bestätigen, stornieren oder Retouren abwickeln. Die Kosten für diese Produkte können einer Kostenstelle, einem Projekt, einem Kundenauftrag oder einem Serviceauftrag zugeordnet werden. Die Daten aus diesen Einkaufswagen werden bei Bedarf zur Genehmigung weitergeleitet und anschließend in Bestellanforderungen für die Einkaufsabteilung umgewandelt. Ein Anforderer hat die Möglichkeit, den Genehmigungsprozess für den Einkaufswagen abzubrechen. Es können auch angeforderte Positionen storniert werden.

Mit dem Geschäftsprozess Bestellanforderungen bearbeiten können Sie eingehende Bestellanforderungen überwachen und relevante Daten hinzufügen oder ändern, um Bestellanforderungen in Bestellungen zu überführen. Sie können fehlende Bezugsquellen zuordnen, z.B. Kontrakte, Listenpreise oder bereits vorhandene Bestellungen, und anschließend entweder die zugeordneten Bestellanforderungen bestellen oder mehrere zugeordnete Bestellanforderungen in einer oder mehreren Bestellungen gruppieren. Wenn keine Bezugsquelle gefunden wird, können Sie über eine Ausschreibung nach passenden Bezugsquellen suchen. Der Prozess kann über mehrere Automatisierungsgrade verfügen.
Die Prozessvariante „Bestellanforderungen bearbeiten – gruppieren und bestellen“ ermöglicht es Ihnen, Bestellanforderungen in Bestellungen zu überführen. Sie können fehlende Bezugsquellen zuordnen und anschließend mehrere zugeordnete Bestellanforderungen in Bestellungen gruppieren.

Der Geschäftsprozess Ausschreibungen bearbeiten ermöglicht Ihrer Einkaufsabteilung, die Einkaufsanforderungen Ihres Unternehmens zu gruppieren und geeignete Bezugsquellen für die benötigten Materialien und Services zu ermitteln. Der Prozess umfasst etwa die Ermittlung von Bezugsquellen für Bestellanforderungen oder für die Verhandlung neuer bzw. ablaufender Einkaufskontrakte.
Sie können neue oder bestehende Lieferanten auffordern, an Ausschreibungen teilzunehmen. Eingegangene Angebote können dann einfach im System verglichen werden, um den für Ihren Bedarf am besten geeigneten Lieferanten zu ermitteln.
Nachdem Sie das Angebot ermittelt haben, das den Zuschlag erhält, werden die Bieter über den Ausgang des Ausschreibungsprozesses informiert. Jetzt können Folgebelege (etwa Bestellungen oder Kontrakte) angelegt werden.

Mit dem Geschäftsprozess Bestellungen bearbeiten können Sie automatisch angelegte Bestellungen bearbeiten oder manuell eine Bestellung mit oder ohne Bezug zu einem Kontrakt oder Listenpreis anlegen. Sie können auch in einem Lieferantenkatalog nach den zu bestellenden Produkten suchen. Die Bestellung kann Lagermaterial mit oder ohne Produktspezifikation, Services oder Nichtlagermaterial enthalten, das zu verschiedenen Zwecken bestellt werden kann (z.B. für Kostenstellen, Projekte oder als Inventarteil innerhalb eines Anlagenbeschaffungsprozesses). Außerdem können Sie Streckenbestellungen manuell für Materialien und Services anlegen, die Kundenaufträgen, Serviceaufträgen oder Kundenprojekten zugeordnet werden können. Wenn alle relevanten Daten bearbeitet wurden, wird die Bestellung an den Lieferanten gesendet. Hierbei kann es sich auch um ein verbundenes Unternehmen handeln, das SAP Business ByDesign oder SAP ERP verwendet. Zudem besteht unter Umständen ein Genehmigungsverfahren, das vom Bestellwert abhängig ist. Optional kann auch eine Bestellbestätigung verwendet werden. Der Prozess kann über mehrere Automatisierungsgrade verfügen.

Mit dem Geschäftsprozess Wareneingänge und Serviceerbringungen bestätigen können Sie für Nichtlagermaterialien und Services sowie zugehörige Ausgaben Wareneingangs- und Serviceerbringungsbelege anlegen. Sie können die Lieferung von Materialien und die Erbringung von Services im System verwalten und verfolgen.
Wenn Services abgeschlossen und Arbeitszeitblätter von Dienstleistern in der Zeitwirtschaft angelegt wurden, werden Wareneingangs- und Serviceerbringungsbelege automatisch anhand der Arbeitszeitblatteingaben angelegt.
Wenn Sie die Wareneingangs- und Serviceerbringungsbelege buchen, leitet das System die Daten automatisch an das Finanzwesen weiter und bucht sie dort.
Wareneingangs- und Serviceerbringungsprozesse unterstützen nicht den Eingang von Lagermaterialien. Der Supply-Chain-Management-Teil der Lösung unterstützt den Eingang von Lagermaterialien in Ihrem Lager über die entsprechenden Eingangsprozesse.

Der Geschäftsprozess Waren zurückliefern ermöglicht es Ihnen, ein Material an einen Lieferanten zurückzuliefern, z.B. weil das falsche Material geliefert wurde, es beschädigt war oder nicht mehr benötigt wird. Wenn Sie dafür bereits einen Wareneingangs- und Serviceerbringungsbeleg gebucht haben, müssen Sie eine Warenrücklieferung im System anlegen, die die Rücklieferung des Materials an den Lieferanten meldet. Der Warenrücklieferungsprozess ermöglicht es Ihnen, alle zurückgelieferten Waren zu verwalten und zu verfolgen, was Ihren Buchhaltern auch bei den Lieferantenrechnungs- und Buchhaltungsprozessen hilft.
Wenn Sie die Warenrücklieferung buchen, leitet das System die Daten automatisch an das Finanz- und Rechnungswesen weiter und bucht sie dort.
Warenrücklieferungsprozesse unterstützen nicht die Rücksendung von Ersatzteilen, Aufwandspositionen oder Lagermaterialien. Der Supply-Chain-Management-Teil der Lösung unterstützt die Rücksendung von Lagermaterialien in Ihr Lager über die entsprechenden Ausgangsprozesse.

Der Geschäftsprozess Lieferantenrechnungen bearbeiten gibt Ihnen als Buchhalter die Möglichkeit, Rechnungen, Gutschriften und Anzahlungsanforderungen, die Sie per Fax oder E-Mail von Ihrem Lieferanten erhalten haben, in das System einzugeben und dort zu prüfen und zu buchen. Alternativ dazu kann Ihnen der Lieferant, bei dem es sich auch um ein verbundenes Unternehmen handeln kann, diese Belege elektronisch in Form von XML-Nachrichten zusenden. Bei einem automatisierten Rechnungsprozess werden alle Lieferantenrechnungen mit den zugehörigen Einkaufsbelegen, falls verfügbar, verglichen.
Darüber hinaus können Sie den Partnerunternehmen auch Lieferantenrechnungspositionen in Rechnung stellen, und Sie können Nebenkosten, etwa Frachtkosten, auf alle anderen Lieferantenrechnungspositionen aufteilen.
Wenn die Lieferantenrechnung vollständig und korrekt ist, können Sie sie buchen. Daraufhin wird sie zur Bezahlung der Lieferanten eingesetzt. Gegebenenfalls legt das System auch neue Anlagen automatisch an.

Der Geschäftsprozess Verbindlichkeiten und Zahlungen bearbeiten ermöglicht die Bearbeitung von Ausgangszahlungen, die entweder intern von Ihrem Unternehmen oder extern von Ihren Lieferanten initiiert wurden.
Zahlungen können manuell oder automatisch bei einem Zahlungslauf vorgenommen werden, bei dem das System offene Posten zur Zahlung vorschlägt. Sie geben dann die Zahlungen frei, woraufhin sie vom System im Rechnungswesen gebucht werden. Sie legen den Zahlungsträger entweder manuell oder im Rahmen eines automatischen Laufs an. Im Standard-Work-Center werden Ihnen sowohl Schecks, ausgehende Überweisungen und Gutschriften als auch weitere länderspezifische Zahlwege angeboten. Sobald das Bankkonto mit den Zahlungen belastet wurde, wird der Kontoauszug im System erfasst. Er wird elektronisch hochgeladen oder manuell eingegeben und anschließend bestätigt. Wenn Zahlungen fremdinitiiert sind, informiert der Kontoauszug darüber, dass eine Zahlung erfolgt ist. Die Zahlungen werden im System mit den offenen Rechnungen abgeglichen, bevor sie ausgeglichen werden.

Quelle: help.sap.com, Stand: März 2017