Geeignete Projektressourcen finden mit SAP Business ByDesign

Das Cloud ERP SAP Business ByDesign bietet leistungsstarke Funktionen für die Ressourcensuche. Der Projektmanager nutzt hierfür die Sicht Ressourcensuche und erhält hier alle erforderlichen Informationen über die zur Verfügung stehenden Projektressourcen. Der folgende Artikel zeigt, welche Möglichkeiten hier bestehen und wie die Verwendung der Ressourcensuche in der Praxis aussieht.

Arbeiten mit der Ressourcensuche

Wer im Cloud ERP SAP Business ByDesign als Ressourcenmanager nach Ressourcen wie zum Beispiel Mitarbeitern oder einem Dienstleister sucht, der verwendet dafür die Sicht Ressourcensuche. Die Filterung der Suchergebisse erfolgt dabei in einem bestimmten Zeitraum. Wer die Sicht Ressourcenprofile verwendet, der erhält detaillierte Angaben zu den frei verfügbaren Ressourcen und zwar für die nächsten sechs Kalenderwochen. Auf diese Weise ist es zum Beispiel sehr einfach möglich, einem Projekt Mitarbeiter zuzuordnen, die tatsächlich dafür verfügbar sind. Außerdem ist es möglich, über den Ressourcenkalender die verplante Arbeit für laufende Projekte anzupassen. Das Cloud ERP SAP Business ByDesign stellt also viele Funktionen zur Verfügung, die dem Ressourcenmanager die Arbeit erleichtern.

Der Verfügbarkeitskalender

Der Verfügbarkeitskalender bietet eine Übersicht über zu Projekten zugesagte Arbeit in grafischer Form. Über den Verfügbarkeitskalender lassen sich sehr einfach Analysen der verfügbaren Ressourcen vornehmen und Bearbeitungen der zugesagten Arbeit vornehmen. Hier ist auch sofort ersichtlich, welche Ressourcen besonders gebraucht sind oder wo bereits eine Überbuchung vorliegt und es ist möglich, die Ressourcen besser zu koordinieren. Der Verfügbarkeitskalender ist aber nicht nur für den Ressourcenmanager nützlich. Auch die zugeordneten Mitarbeiter können ihn nutzen, um sich zum Beispiel anzeigen zu lassen, wie viel Zeit sie bereits in einem Projekt verbracht haben.

Das Geschäftsszenario Ressourcenmanagement

SAP Business ByDesign stellt in seiner Cloud ERP mit Ressourcenmanagement ein Geschäftsszenario bereit, das allen wesentlichen Anforderungen genügt, die Ressourcenmanager stellen, die in Unternehmen des Dienstleistungsbereichs arbeiten. Es existiert zum Beispiel ein integrierter Zugriff auf die Daten der internen Mitarbeiter sowie auf die Daten der externen Servicevertragspartner. Auch Informationen zur Zeitwirtschaft sowie den Fähigkeiten und Verfügbarkeiten stehen bereit. Der Ressourcenmanager legt sich eine integrierte Ressourcendatenbank an, anhand derer er die Mitarbeiter mit der besten Eignung und Verfügbarkeit auswählen kann.

Zugesagte Arbeit bearbeiten

Für Projekte erforderliche Ressourcen sucht der Manager über SAP Business ByDesign in der Sicht Ressourcensuche. Einmal zugeteilte Ressourcen lassen sich später aber natürlich auch wieder bearbeiten und das projektübergreifend. Bei der Zuteilung von Ressourcen ist es zum Beispiel möglich zu überprüfen, wie viele Arbeitsstunden einem Projekt zugeteilt werden sollen. Eben diese zugesagte Arbeit lässt sich bei Bedarf auch verändern.

Dazu sucht der Manager nach der Ressource über die Ressourcensuche und wählt dann Zugesagte Arbeit bearbeiten aus. Es öffnet sich ein neues Fenster mit Angaben zum Start und Ende des Projekts sowie der insgesamt zugesagten Arbeitsstunden. Weiterhin ist erkennbar, welcher Service bei der Zuordnung der Ressourcen verwendet wurde. Nachdem der Nutzer alle Änderungen wie gewünscht vorgenommen hat, muss er noch auf Sichern und schließen gehen.

Verwendet der Nutzer die Funktion für die Suche nach Belegen, kann er hierfür die erweiterte Suche einsetzen. Dazu wählt er in der Suche die Option Erweitert. Hier sind verschiedene Suchkriterien definierbar zum Beispiel in Bezug auf den Autor, das Änderungsdatum oder die Sprache des Belegs. Weiterhin kann der Anwender hier beliebige Schlagwörter eingeben, um die Suche weiter einzugrenzen.

Dienstleister

Für Einkäufer und Projektmanager ist es wichtig, umfassende Informationen zu den Lieferanten vorliegen zu haben. Nützlich sind auch alle Informationen in Bezug auf die Dienstleister, die für diese Lieferanten arbeiten. Die Sicht Dienstleister bietet in dem Cloud ERP SAP Business ByDesign alle erforderlichen Informationen.

Daten zu Dienstleitern lassen sich in der Sicht Dienstleister anlegen, anzeigen und aktualisieren. Dazu gehören so wesentliche Details wie der Name des Dienstleisters oder der Ansprechpartner. Der Nutzer sieht sofort, für welche Lieferanten der Dienstleister arbeitet und welche Beziehungen zu anderen Geschäftspartnern bestehen. Der Zugriff auf die Sicht Dienstleister ist dabei über die Work Center Geschäftspartnerpflege, Projektmanagement und Lieferantenbasis möglich.

In den verschiedenen Work Centern ist es möglich, die Daten zu den Lieferanten zu bearbeiten. Dazu gehört zum Beispiel die Adressverwaltung. Über die eine Änderung der Postanschrift und der verschiedenen Kommunikationsdaten möglich ist.

Interessant ist auch die Dublettenprüfung für Geschäftspartner. Diese Funktion ist nützlich, um mehrfach angelegte Geschäftspartner aufzuspüren. Überflüssige Daten lassen sich dann aus dem System entfernen. Die Datenhygiene trägt zu einer effizienteren Verwaltung der Geschäftspartnerstammdaten bei und reduziert den Aufwand und die Kosten.

Der Zugriff auf Lieferanten erfolgt über die Work Center Geschäftspartnerpflege, Lieferantenbasis und Verbindlichkeiten. Dieses geschieht immer in der Sicht Lieferanten. In der Sicht Dienstleister wiederum hat der Anwender Zugriff auf die Daten über die Work Center Geschäftspartnerpflege, Lieferantenbasis und Projektmanagement. In beiden Sichten findet der Anwender alle im System vorhandenen Lieferanten und Dienstleister. In der Sicht Dienstleister wird auch immer angezeigt, für welchen Lieferanten der Dienstleister arbeitet.

Die Ressourcensuche im Detail

Die Ressourcensuche findet der Nutzer im Work Center Ressourcenmanagement. Folgende Funktionen stehen dabei zur Verfügung.

Wer Mitarbeiter für ein bestimmtes Projekt sucht, interessiert sich natürlich für bereits bestehende ähnliche Projekte und dafür, wer daran mitarbeitet. Über das Feld Projektnummer ist es möglich, in der Suche nach verwandten Projekten zu fahnden, und sich deren zugeteilten Mitarbeiter anzeigen zu lassen.

Zudem ist es einfach möglich, sich alle Mitarbeiter bzw. Ressourcen mit einem bestimmten Qualifikationsprofil anzusehen. Die gewünschten Suchbegriffe gibt der Nutzer in das Feld Qualifikationsdetails ein. Es ist auch möglich, sich die angehängten Lebensläufe anzusehen bzw. diese zu durchsuchen. Dazu gibt der Nutzer die gewünschten Suchbegriffe in das Feld Anlagen durchsuchen ein.

Eine Funktion für die Ermittlung aller Ressourcen eines Lieferanten ist ebenfalls vorhanden. Dazu gibt der Nutzer den Namen des Lieferanten in das Feld Lieferant ein. Dieses findet er in der erweiterten Suche. Ähnlich geht der Nutzer vor, wenn er sich für alle Ressourcen einer bestimmten Stelle interessiert. Hierfür steht in der erweiterten Suche das Feld Stelle bereit. Da Feld Früheste Verfügbarkeit wiederum dient der Suche nach Ressourcen, die ab einem bestimmten Datum verfügbar sind. Das Feld Postleitzahl schließlich erlaubt die Suche gefiltert nach der Region.

Die Arbeit mit dem Verfügbarkeitskalender im Detail

Wie oben beschrieben dient der Verfügbarkeitskalender als grafische Übersicht, anhand welcher der Ressourcenplaner sehen kann, welche Mitarbeiter mit welcher Arbeitszeit welchen Projekten zugeordnet sind. Dieser Ressourcenplaner richtet sich mit seiner Funktionsweise an die Projektmanager bzw. die Vorgesetzten in den Unternehmen. Die Relevanz des Kalenders hängt dabei davon ab, wer ihn verwenden möchte.

Ressourcenmanager

Wenn es um die Einschätzung der Versorgung und des Bedarfs geht, leistet der Verfügbarkeitskalender dem Ressourcenmanager wertvolle Dienste. Er kann darüber auch Aufgaben besetzen und die gewünschten Ressourcen ermitteln. Zugesagte Arbeit passt er über den Ressourcenmanager flexibel an. Zudem ist es möglich, Kapazitätsengpässe auf die kurze und mittlere Frist frühzeitig zu identifizieren. Der Verfügbarkeitskalender zeigt dem Ressourcenmanager außerdem an, wie hoch die Auslastung der verschiedenen Ressourcen ausfällt und wo hohe Nachfragen und eventuelle Überbuchungen vorliegen. Der Verfügbarkeitskalender erlaubt es dem Ressourcenmanager also, die Ressourcenauslastung zu optimieren. Der Ressourcenmanager ruft den Verfügbarkeitskalender in der Sicht Ressourcensuche im Work Center Ressourcenmanagement auf.

Vorgesetzter

Für Vorgesetzte ist der Verfügbarkeitskalender nützlich, weil sie hierüber direkt die Auslastung und die Verfügbarkeit der ihnen unterstellten Mitarbeiter kontrollieren können. Zudem bearbeitet der Vorgesetzte hier wiederum die zugesagte Arbeit. Der Vorgesetzte ruft den Verfügbarkeitskalender im Work Center Mein Verantwortungsbereich unter Mein Team und unter Meine Abteilung auf.

Projektmanager

Der Projektmanager setzt den Verfügbarkeitskalender ein, um seine verschiedenen Projekte umfassend zu verwalten. Das bezieht sich auf die Aspekte Budget, Besetzung und Ressourcen sowie Zeitrahmen und Qualität. Auch hier lässt sich wieder die zugesagte Arbeit bearbeiten. Der Projektmanager ruft den Verfügbarkeitskalender in der Sicht Projekte im Work Center Projektmanagement auf.

Mitarbeiter

Der Mitarbeiter setzt den Verfügbarkeitskalender ebenfalls produktiv ein. Er kann darüber zum Beispiel seine nicht ausgelasteten Zeiten reduzieren. Seine eigene Auslastung kann er durch die Bearbeitung des Kalenders optimieren, indem er zu einer Ausbalancierung der zugesagten Arbeit für zukünftige Projekte beiträgt. Mitarbeiter rufen den Verfügbarkeitskalender im Work Center Projektmanagement in der Sicht Projekte auf.

Den Verfügbarkeitskalender für zugesagte Arbeit verwenden

Der Verfügbarkeitskalender erfasst die bereits in einem Projekt geleistete Arbeit und damit die Istarbeit ebenso wie die künftig zugesagte Arbeit. Eine Bearbeitung ist ebenfalls möglich, damit sich die Ressourcen und deren Zuteilung dem Projektfortschritt anpassen lassen. Insgesamt zeigt der Kalender vier Hauptdatenelemente an, um dem Nutzer einen Überblick über die zugesagte Arbeit zu verschaffen.

Gesamte zugesagte Arbeit

Hier sieht der Nutzer, wie viele Stunden oder Tage dem Projekt aus einer bestimmten Ressource insgesamt zugesagt sind.

Verplant

Hier zeigt das ERP an, wie viele Projektstunden insgesamt verplant sind von Beginn bis zum Ende des Projekts.

Noch verbleibende

Hierbei handelt es sich um die gesamte zugesagte Arbeit minus die bereits geleisteten Arbeitsstunden. Die Angaben beziehen sich auch hier wieder auf ein bestimmtes Projekt.

Noch zu verplanen

Das ist die verbleibende zugesagte Arbeit minus die verplante zugesagte Arbeit. Der Nutzer sieht also sofort, wie viele Stunden er im Projekt noch verplanen muss. Positive Werte zeigen dem Nutzer an, dass die Anzahl der verplanten Stunden noch zu erhöhen ist. Bei einem negativen Wert müssten diese reduziert werden. Ein positiver Wert kann sich zum Beispiel dann ergeben, wenn Mitarbeiter bisher weniger gearbeitet habe, als es geplant war.

Die Adressverwaltung

Für jeden Geschäftspartner lassen sich im Cloud ERP SAP Business ByDesign alle benötigten Daten für die Kommunikation anlegen, anzeigen und bearbeiten. Für das Hinzufügen von Postadressdaten ist es erforderlich, zuerst ein Land auszuwählen, da es sich um ein länderspezifisches Feldlayout für die Postadresse handelt. Weiterhin lassen sich Daten wie eine Postfachnummer und die Zeitzone hinzufügen.

Als Kommunikationsdaten speichert die Adressverwaltung die Telefonnummer, die Faxnummer und die E-Mail-Adresse sowie die Webadresse, was jedoch nur bei Unternehmen erfolgt. Zudem kann für Personen die Mobiltelefonnummer gespeichert werden. Außerdem ist festlegbar, welche Methode der Kontaktaufnahme der Nutzer präferiert.

Es ist möglich, für einen Geschäftspartner auch mehrere Adressen anzulegen, Adressen wieder zu löschen und für die Adressenprüfung der Kreditkartendienstleister Kreditkarteninhaberadressen der Kunden zu speichern.

Die Dublettenprüfung im Detail

Die Dublettenprüfung steht dem Anwender in der Sicht Geschäftspartner immer dann zur Verfügung, wenn er einen neuen Geschäftspartner anlegen möchte. Außerdem steht die Funktion beim Anlegen von Geschäftspartnern über Excel zur Verfügung. Der Anwender wählt dabei aus den beiden Optionen automatisch und manuell aus. Bei der automatischen Prüfung führt das Programm diese immer dann aus, wenn der Nutzer seine Daten speichert. Ansonsten muss der Nutzer die Prüfung selbst über die Drucktaste Dublettenprüfung starten.

Die Dublettenprüfung unterstützt eine Reihe von Suchkriterien wie etwa die Suche nach dem Vornamen, dem Nachnamen und dem Geburtsdatum des Geschäftspartners sowie die Suche nach dem Namen einer Organisation. Straße, Hausnummer und Postleitzahl sowie Land und Ort finden ebenso Berücksichtigung wie die Telefonnummer, die E-Mail-Adresse und die Mobilfunknummer. Die Dublettenprüfung greift also auf die vielen verschiedenen Geschäftspartner-Daten aus der Adressverwaltung zurück.

Es spielt dabei keine Rolle, ob die eingegebenen Daten teilweise fehlerhaft oder ungenau sind. Die Dublettenprüfung nutzt die Fuzzy-Methode, um solche typographischen Fehler oder Ungenauigkeiten zu umgehen.

Nach Abschluss der Suche ermittelt die Prüfung, mit welcher Wahrscheinlichkeit es sich bei zwei Einträgen um eine Dublette handelt. Bei einer harten Prüfung muss die Ähnlichkeit mindestens 85 Prozent betragen, damit die Einträge als Dublette angezeigt werden. Bei der mittleren Prüfung genügen 80 und bei der schwachen Prüfung bereits 70 Prozent.

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