Effizienter E-Rechnungsprozess mit SAP S/4HANA Cloud

Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, den Empfang von E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze zu ermöglichen. Für den Versand von E-Rechnungen besteht ebenfalls eine Verpflichtung, allerdings gibt es Übergangsfristen. Dies bedeutet, dass Rechnungen zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmern nur noch in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden dürfen. Diese Änderung wird durch das Wachstumschancengesetz eingeführt notwendig und zielt darauf ab, die Prozesse zu digitalisieren und zu vereinfachen. Papierrechnungen und einfache PDF-Rechnungen gelten ab diesem Datum nicht mehr als E-Rechnungen, sondern als „sonstige Rechnungen“​​.

Noch können Rechnungen sowohl in Papierform als auch elektronisch ausgestellt werden, wenn der Empfänger zustimmt. Elektronische Rechnungen sind momentan lediglich für öffentliche Aufträge verpflichtend. Mit der ViDA-Initiative der EU-Kommission wird nun eine transaktionsbasierte elektronische Meldung von B2B-Umsätzen eingeführt, die auf Daten aus E-Rechnungen basiert.

Ein strukturiertes elektronisches Format muss den Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der Norm EN 16931 entsprechen. Formate wie XRechnung und ZUGFeRD 2.x werden als konform anerkannt und können für die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen genutzt werden​.

Für diejenigen, die die Umstellung nicht bis zum 1. Januar 2025 schaffen, erlaubt der Gesetzgeber aber einige Übergangsregelungen.

Folgende Übergangsregelungen gelten für die Umstellung:

• 2025 und 2026: Neben E-Rechnungen dürfen auch noch Papierrechnungen und sonstige elektronische Rechnungen (z.B. PDF-Rechnungen) verwendet werden, sofern der Empfänger zustimmt.
• 2027: Die Nutzung von Papierrechnungen und „sonstigen elektronischen Rechnungen“ ist nur noch für Unternehmen mit einem Jahresumsatz bis zu 800.000 Euro zulässig​​.
• Ab 2028 gilt aber die strikte Einhaltung der E-Rechnungspflicht. Ab diesem Jahr müssen alle Rechnungen den neuen Anforderungen an die E-Rechnung entsprechen und in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden​​.

Unternehmen sollten sich rechtzeitig auf diese Änderungen vorbereiten, indem sie ihre Rechnungsstellungssysteme anpassen und sicherstellen, dass sie in der Lage sind, E-Rechnungen zu erstellen und zu empfangen.

SAP bietet Standard-Lösungen für die elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung) an, um Unternehmen bei der Automatisierung und Digitalisierung ihrer Rechnungsprozesse zu unterstützen.

Ausnahmen von der Verpflichtung

Rechnungen für steuerfreie Umsätze gemäß § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro) und Fahrausweise sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.

E-Rechnung und SAP S/4HANA Cloud

SAP S/4HANA Cloud enthält umfassende Funktionen zur Unterstützung der elektronischen Rechnungsstellung (E-Rechnung), die Unternehmen helfen, ihre Rechnungsprozesse zu automatisieren und zu optimieren. Hier sind einige hilfreiche Informationen zu den Möglichkeiten, die SAP S/4HANA Cloud für E-Rechnungen beinhaltet:

Integration und Automatisierung

Integrierte Lösung: SAP S/4HANA Cloud integriert E-Rechnungsfunktionen direkt in das ERP-System, wodurch Unternehmen keine separaten Systeme oder Lösungen benötigen.

Automatisierte Workflows: Die Lösung ermöglicht die Automatisierung von Rechnungsprozessen, einschließlich Rechnungserstellung, Validierung, Genehmigung und Verbuchung.

End-to-End-Integration: Von der Bestellung über die Lieferung bis zur Rechnungsstellung und Zahlung ist der gesamte Prozess in SAP S/4HANA Cloud abgebildet.

Compliance und Standards

Rechtliche Anforderungen: SAP S/4HANA Cloud unterstützt die Einhaltung lokaler und internationaler gesetzlicher Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung.

Standardformate: Die Lösung unterstützt verschiedene E-Rechnungsformate wie XML, UBL, ZUGFeRD, und PEPPOL, was den internationalen Einsatz erleichtert.

Digital Signature: Unterstützung für digitale Signaturen und andere Authentifizierungsmethoden, um die Sicherheit und Echtheit von E-Rechnungen zu gewährleisten.

Elektronische Rechnungsstellung

Elektronischer Rechnungseingang und -ausgang: SAP S/4HANA Cloud ermöglicht sowohl den Empfang als auch den Versand von E-Rechnungen.

Lieferantenportal: Lieferanten können Rechnungen direkt in ein Lieferantenportal hochladen, was die Verarbeitung erleichtert und die Fehlerquote reduziert.

Prozessoptimierung

Workflow-Management: Integrierte Workflows zur Genehmigung und Bearbeitung von Rechnungen erhöhen die Effizienz und reduzieren manuelle Eingriffe.

Abgleich von Bestellungen und Rechnungen: Automatischer Abgleich von Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen zur Vermeidung von Diskrepanzen.

Skontoverwaltung: Unterstützung bei der Verwaltung und Nutzung von Skonti, um finanzielle Vorteile zu realisieren.

Berichterstattung und Analyse

Echtzeit-Reporting: Echtzeit-Berichterstattung und Dashboards bieten Einblicke in den Status und die Performance der Rechnungsprozesse.

Audit Trails: Detaillierte Audit Trails für alle Rechnungsprozesse sorgen für Transparenz und Rückverfolgbarkeit.

Integration der E-Rechungsfunktion von SAP S/4HANA Cloud mit anderen SAP-Lösungen

SAP Ariba: Nahtlose Integration mit SAP Ariba für erweitertes Lieferantenmanagement und Beschaffungsprozesse.

SAP Concur: Integration mit SAP Concur für Reisekosten- und Ausgabenmanagement.

SAP Fiori: Benutzerfreundliche Fiori-Oberflächen für eine intuitive Bedienung und einfache Handhabung der Rechnungsprozesse.

Vorteile

Effizienzsteigerung

Automatisierung und Digitalisierung reduzieren manuelle Arbeit und Fehler.

Kostensenkung

Durch die Nutzung von Skonti und die Reduzierung von Bearbeitungskosten können Unternehmen finanzielle Vorteile erzielen.

Schnellere Zahlungen

Verbesserte Prozesse und klare Workflows führen zu schnelleren Genehmigungen und Zahlungen.

Nachhaltigkeit

Durch die Reduktion von Papierverbrauch und physischen Dokumenten leistet die elektronische Rechnungsstellung einen Beitrag zur Nachhaltigkeit.

SAP S/4HANA Cloud bietet eine umfassende, integrierte Lösung für die elektronische Rechnungsstellung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren, Compliance sicherzustellen und Effizienz zu steigern.

Sind Sie an einer Implementierung von SAP S/4HANA Cloud interessiert? Gerne unterstützt Sie das Beraterteam der Bradler GmbH.

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