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Effektives Projektmanagement mit SAP Business ByDesign

Viele mittelständische Betriebe tun sich schwer, ein geeignetes Enterprise Resource Planning System (ERP-System) zu finden. Sie schaffen sich überdimensionierte Lösungen an, die unnötige Kosten verursachen. SAP Business ByDesign in der Cloud ist dank seiner Skalierbarkeit optimal für die Anforderungen mittelständischer Betriebe geeignet.

Warum effektives Projektmanagement so wichtig ist

Die Mehrzahl der deutschen KMUs und Großunternehmen haben umfangreiche Projekte, die sie allein oder mit Geschäftspartnern durchführen. Sie sind einmalig, zeitlich befristet und beschäftigen sich mit komplexen Fragestellungen. Die Projekte werden gemacht, um neue Produkte zu entwickeln oder bestehende zu optimieren. Und um für höheren Umsatz, Kostensenkungen und eine bessere Compliance zu sorgen. Einer von der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) beauftragten Studie zufolge betrug der Anteil der Projekte am Bruttoinlandsprodukt bereits 2013 36,7 %. Heute erwirtschaften viele deutsche Firmen mehr als 50 Prozent ihrer Umsätze über Projekte. Doch um mit diesen erfolgreich zu sein, bedarf es eines professionellen Projektmanagements. Denn viele Projekte sind komplex und erfordern viel Personal. Daher kommt es ohne eine kompetente und erfahrene Projektleitung oft zu gravierenden Problemen. Betriebe ohne eine solche haben keine

  • klar definierten Projektziele
  • detaillierte Planung, wie dieses Ziel erreicht werden soll
  • realistische Planung finanzieller, personeller und sonstiger Ressourcen
  • Festlegung von Verantwortlichkeiten
  • regelmäßige Kosten-Nutzen-Überwachung
  • kritische Analyse nach Projektende, ob der angestrebte Nutzen tatsächlich erzielt wurde

Außerdem laufen mitunter zu viele Prozesse innerhalb des Projekts gleichzeitig ab. Manche Projektmanager berücksichtigen außerdem den menschlichen Faktor nicht ausreichend. Folge dieser vermeidbaren Fehler sind frustrierte Mitarbeiter, deren anfängliche Motivation ins Gegenteil umschlägt. Und natürlich hohe Kosten, weil das Projektziel nicht oder nur teilweise erreicht wird. Insbesondere kleinere Firmen und viele Mittelständler können sich derartige Pannen finanziell nicht leisten.

Unternehmensberater, die sich auf Projektmanagement-Dienstleistungen spezialisiert haben, unterstützen Firmen mit einer Kombination von Beratung und operativer Unterstützung. Sie raten, den Faktor Mensch nicht zu unterschätzen: Auch wenn die fortschreitende Digitalisierung die Umsetzung und Kontrolle von Projekten überschaubarer macht und erleichtert, sind es Menschen, die durch ihre Zusammenarbeit über den Projekterfolg entscheiden. Daher ist eine sachliche Kommunikation mit klaren Formulierungen und eindeutigen Zielabsprachen Basis erfolgreichen Projektmanagements. Und natürlich die rechtzeitige Einbindung der für das Projekt vorgesehenen Fachkräfte.

Wie Projektkrisen entstehen

Ein Projekt befindet sich in einer Krise, wenn es das gesteckte Ziel nicht mehr selbsttätig erreicht. Die im Projekt vorhandenen Ressourcen reichen dazu nicht aus. Oder die Planung ist nicht optimal auf die Ziele und bestehenden Strukturen abgestimmt. Typisch für Projektkrisen ist, dass sie anfangs nicht bemerkt werden. Sie entwickeln sich schleichend, bis sie nicht mehr ignoriert werden können. Spricht der Projektleiter offen darüber, hat er den ersten Schritt im Krisenmanagement getan. Dann holt er sich entweder externe Hilfe durch spezielle Dienstleister. Oder er schaltet die nächsthöhere Managementebene oder eine Fachabteilung ein. Ein kritischer Zustand entsteht, wenn mehrere der folgenden Indikatoren zusammenkommen:

  • Ist- und Sollzustand weichen stark voneinander ab
  • Termine können nicht eingehalten werden
  • wichtige Investoren sind nicht mehr interessiert
  • entstehende Probleme werden den Teamkollegen nicht mehr mitgeteilt
  • das Team weiß nicht mehr, in welcher Projektphase es sich befindet
  • der Controlling-Aufwand steigt unverhältnismäßig (immer mehr Reports)
  • die Stimmung zwischen den Teamkollegen verschlechtert sich. Immer mehr von ihnen arbeiten allein.
  • die Fehlerquote steigt. Zugleich sinkt die Bereitschaft, Fehler zu akzeptieren und korrigieren.
  • die Projektziele werden laufend verändert
  • der Auftraggeber ist nicht mehr bereit, Verantwortung zu übernehmen

So sieht effektives Projektmanagement aus

Um herauszufinden, welche Merkmale erfolgreiche Projekte haben, führten Wissenschaftler mehrere Studien durch. Trotz unterschiedlicher Konzepte und Zielgruppen hatten die untersuchten Projekte Folgendes gemeinsam:

  • Unterstützung durch die Führungsebene (37 %)
  • Einsatz optimal geeigneter Methoden und Instrumente (27 %)
  • erfolgreich abgeschlossene Qualifizierung (19%). Das Projektteam wird so qualifiziert, dass es die benötigten Instrumente, Methoden und Prozesse richtig umsetzt.
  • die Organisationsstruktur des Projekts (12 %)
  • der Einsatz geeigneter Software (5 %)

Die genannten Prozentzahlen stammen aus der großen Studie, die die Volkswagen Consulting GmbH in Zusammenarbeit mit der Universität Bremen durchführte (Quelle: https://www.projektmanagementhandbuch.de/handbuch/projektinitiierung/erfolgsfaktoren-von-projektmanagement/). Diese Ergebnisse zeigen, dass Sie als Unternehmer gut beraten sind, wenn Sie

  • und Ihr Auftraggeber die Projektziele so genau wie möglich festlegen
  • genügend Zeit für Ihr Projekt einplanen
  • passend qualifiziertes Personal und genügend Geldmittel bereitstellen
  • einen qualifizierten Projektmanager einstellen, der über Erfahrung im Projektmanagement verfügt
  • standardisierte Prozesse und Instrumente nutzen, die Sie ohnehin in anderen betrieblichen Abteilungen einsetzen
  • auf eine gut funktionierende Kommunikation achten. Wichtig sind formale Details (Reporting, Dokumentation) und die zwischenmenschliche Kommunikation (gemeinsames Projektbüro, Videokonferenzsysteme).
  • Risiken nicht nur ansprechen, sondern aktiv managen

Als Auftraggeber sind Sie natürlich daran interessiert, regelmäßige Echtzeit-Reports zu erhalten. Lassen Sie sich darüber hinaus fachlich geeignete Alternativen vorlegen und entscheiden Sie sich dann ohne unnötiges Zögern. Sind Sie Projektmanager oder Team-Mitarbeiter, müssen Sie Ihren Auftraggeber stets mit einbeziehen. Legen Sie ihm in regelmäßigen Abständen Berichte vor und fordern Sie die von Ihnen vorbereiteten Entscheidungen ein. Und präsentieren Sie auf jeden Fall praktikable Alternativen. Weil die Projektifizierung deutscher Unternehmen unerwartet rasch voranschreitet, ist es ratsam, das eigene Projekt mit der passenden Software-Lösung zu unterstützen. Am besten geeignet sind dafür umfassende Systeme, die den gesamten Betrieb digitalisieren wie beispielsweise Enterprise Resource Planning (ERP) Systeme in der Cloud. Mit einer derart umfangreichen digitalen Lösung erfüllen Sie als Unternehmer zugleich die Anforderungen von Industrie 4.0.

Die deutschen Autobauer gehen mit gutem Beispiel voran, weil bei ihnen die Digitalisierung weit fortgeschritten ist. So plant beispielsweise der Daimler-Konzern, den Bereich Produktentwicklung als Projektteam zu führen. Die Entscheider stellen sich vor, dass wenigstens 20 % aller Mitarbeiter themenbezogen zusammenarbeiten. Also außerhalb der betrieblichen Hierarchie. Diese Projekte sollen wie ein Start-up funktionieren und das gesamte Unternehmen innovativer und flexibler machen. Die Einführung eines solchen agilen Projektmanagements lässt sich ausgezeichnet mithilfe umfassender Software-Lösungen steuern. Diese nutzen oft zur Datenspeicherung die Cloud.

Warum Cloud ERP Ihr Unternehmen digital machen

Ein Cloud ERP System ist eine Enterprise Resource Planning Software, bei der eine Cloud Plattform beziehungsweise Cloud Services genutzt werden. Die umfangreiche Software-Lösung vernetzt sämtliche betrieblichen Prozesse. Sie umfasst die Bereiche Beschaffung, Auftragsmanagement (CRM), Logistik, Marketing/Vertrieb, Buchhaltung/Controlling, Fertigung, Personalwesen, Projektmanagement, Kundenservice, Business Analytics/Reporting und nach Bedarf zusätzlichen branchenspezifischen Programmteilen. Alle Bereiche sind miteinander integriert und lassen sich jederzeit durch Add-Ons (Erweiterungslösungen) ergänzen. Das Cloud Computing ermöglicht die Nutzung des ERP-Systems als Software as a Service (SaaS). Dadurch sparen Sie sich den Kauf teurer Hardware. Denn diese stellt der Anbieter in seinem Rechenzentrum zur Verfügung. Ihre IT-Abteilung falls vorhanden kann sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.

Ihr Cloud-Anbieter kümmert sich um Back-ups, Software-Updates, Wartung und Reparaturen. Dies senkt ebenfalls Ihre Kosten. Sie zahlen lediglich eine monatliche Nutzungsgebühr und haben stets volle Kostenkontrolle. Cloud ERP sind technisch so ausgereift, dass sie nicht mehr nur für Start-ups und neue Betriebsabteilungen geeignet sind, sondern das gesamte Unternehmen steuern. Die Module lassen sich problemlos integrieren und sich an den jeweiligen Betrieb anpassen: Firmen ohne Produktion verzichten bei der Zusammenstellung ihres Software-Pakets einfach auf das Modul Fertigung. Auch die Anzahl der Lizenzen können Sie nach Bedarf jederzeit ändern. Neue Technologien wie künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen sorgen für noch effizientere Prozesse und präzise Echtzeit-Analysen. Diese liefern Ihnen nach Kennzahlen und anderen Kriterien sortierte Daten und ermöglichen damit fundierte betriebliche Entscheidungen. Ihr Cloud ERP

  • erhöht durch die Verschlankung der Prozesse die Produktivität
  • ermöglicht das Einsparen von Ressourcen
  • macht alle Prozesse transparent und kontrollierbar
  • ermöglicht dank gemeinsamer Datenbasis aller Fachabteilungen präzise Echtzeit-Analysen und die übersichtliche Darstellung der Ergebnisse als Diagramm oder Tabelle. Dank der integrierten KI können Sie sichere Prognosen treffen.
  • erlaubt beim Auftreten von Zwischenfällen schnelles Handeln
  • ermöglicht Echtzeit-Reportings, die Sie als Verhandlungsbasis mit Geschäftspartnern nutzen können
  • ist hochverfügbar (99,9 % in spezialisierten Rechenzentren)
  • bietet durch Speicherung an verschiedenen Orten und in mehreren Versionen eine hohe Datensicherheit

SAP Business ByDesign

SAP Business ByDesign ist eine Cloud ERP Software. Sie wird von der SAP SE als Software as a Service angeboten. Die flexibel anpassbare Lösung ist für kleine, mittlere und größere Firmen gleichermaßen gut geeignet. SAP SE verfügt über mehr als 40 Jahre Erfahrung im Bereich ERP-Lösungen. SAP Business ByDesign ist über die SAP Cloud abrufbar. Dafür zahlen Sie dann lediglich einen monatlichen All-inclusive-Mietpreis ohne Anfangsinvestition. Sie benötigen keine eigene IT-Abteilung und müssen nichts installieren. Nur eine stabile Internetverbindung.

Vorteile von SAP Business ByDesign

Das moderne Cloud ERP bietet Ihnen

  • eine schnelle und problemlose Integration in Ihre bestehende IT-Umgebung und effizientes Arbeiten dank vernetzter betrieblicher Abläufe. Das spart Zeit und Kosten und steigert die Motivation Ihrer Mitarbeiter.
  • die problemlose Einhaltung geltender (inter)nationaler Standards und Gesetze
  • den unproblematischen Zugriff auf Echtzeit-Daten. Egal ob Sie sich über den Umsatz Ihrer Bestseller, über Retouren-Quoten oder bestimmte Zahlungseingänge informieren möchten. Mit SAP Business ByDesign sind Sie stets auf dem neuesten Stand. Und können dank vorausschauender Analysen bei unerwünschten Entwicklungen und Marktchancen sofort eingreifen.
  • individuelle Skalierbarkeit mit firmen- und branchenspezifischen Funktionen

SAP Business ByDesign: Projekte und Projektmanagement

Die Projektmanagement-Funktionalität in SAP Business ByDesign bietet Ihren Team-Mitarbeitern und Kunden gleichermaßen Vorteile. Es erleichtert Ihnen und Ihren Kollegen die Arbeit, indem es Routineaufgaben automatisiert. So können Sie sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren. Ihre Kunden profitieren von termingerecht fertiggestellten Produkten. Diese sind dank optimierter Prozesse wie gewünscht von gleichbleibend hoher Qualität.

Starten Sie ein neues Projekt, legen Sie es im Menüpunkt Projekte unter Neues Projekt an. Dort können Sie später auch allgemeine Informationen zu Ihrem Projekt abrufen. Für das Anlegen nutzen Sie bestehende Vorlagen und die Daten Ihrer bereits vorhandenen Projekte. Das spart Zeit und Mühe. Bei SAP Business ByDesign wird jedes Projekt unter einer eigenen Projektnummer geführt und kann so auch von anderen Fachabteilungen anforderungsgemäß bearbeitet werden. Außerdem sind die einzelnen Projektaufgaben nummeriert: Bei SAP Business ByDesign werden sie separat abgerechnet. Weil das Projektmanagement mit anderen betrieblichen Fachabteilungen wie Finanz- und Personalwesen, Beschaffung und Auftragsmanagement verknüpft ist, haben Sie stets einen genauen Überblick über den Projektstatus. Für die Planung und Verwaltung Ihrer Projektkosten und Erlöse steht Ihnen ebenfalls je ein spezieller Menüpunkt zur Verfügung. Dort kalkulieren Sie Ihre Kosten und werden bei einer Kostenüberschreitung sofort informiert. Und können sich die Erlösstruktur und einzelne Kosten anschauen.

Im Bereich Projektterminierung legen Sie sämtliche Informationen rund um den Zeitrahmen des gesamten Projekts und seiner Aufgaben und die zeitliche Abfolge der Meilensteine und Aufgaben fest. Aufgrund dieser Angaben berechnet Ihnen SAP Business ByDesign den frühesten Beginn und den spätesten Abschluss jeder einzelnen Aufgabe. So vermeiden Sie unnötige zeitliche Verzögerungen. Im Projektverlauf können Sie außerdem die tatsächlich für die Projektaufgabe benötigte Zeit eingeben. Dann korrigiert das System Ihre Projektterminierung automatisch. Haben Sie zuvor mit Microsoft Project Projekte verwaltet, können Sie diese schnell und unkompliziert in Ihr neues SAP Business ByDesign integrieren. Der als Basisplan angelegte Projektplan lässt sich unter dem Menüpunkt Änderungsmanagement auf Planabweichungen überprüfen. Als Projektleiter haben Sie unter dem Punkt Projektmanagement Zugriff auf das gesamte Projekt. Dort planen und verwalten Sie die Material- und Mitarbeiterbeschaffung und die Termine. Nach Freigabe des Projekts werden die erforderlichen nachfolgenden Prozesse aktiviert und die Kosten automatisch gebucht. Mithilfe spezieller Reports werden Sie über den Stand Ihres Projekts und alle bisher angefallenen Kosten informiert. Unter Auftragsabwicklung verwalten Sie später den Verkauf der im Rahmen Ihres Projekts hergestellten Produkte.

Möchten auch Sie mithilfe von Business Intelligence und Cloud effizienter arbeiten und überflüssige Kosten einsparen, so helfen wir Ihnen gerne bei der Implementierung von SAP Business ByDesign. Die Bradler GmbH ist als SAP Partner spezialisiert auf SAP Business ByDesign und verfügt über langjährige Erfahrung in der Implementierung und Beratung von Cloud SAP Lösungen für den Mittelstand. Darüber hinaus bieten wir Ihnen maßgeschneiderte betriebliche Software-Lösungen an und unterstützen Sie bei der digitalen Transformation Ihres Unternehmens. Sprechen Sie uns einfach an!

SAP Business ByDesign, das moderne Cloud ERP für den Mittelstand.

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